{"id":10646,"date":"2026-03-30T00:00:45","date_gmt":"2026-03-30T00:00:45","guid":{"rendered":"https:\/\/cdo.geekdev.xyz\/?p=10646"},"modified":"2026-04-28T22:09:24","modified_gmt":"2026-04-28T22:09:24","slug":"gerer-dossiers-sante-clients","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/cercle-des-ressources\/exercice-de-la-profession\/gerer-dossiers-sante-clients\/","title":{"rendered":"Dt.P. en exercice priv\u00e9 : avez-vous des plans en place pour g\u00e9rer les dossiers de sant\u00e9 de la client\u00e8le?"},"content":{"rendered":"<p><em>Mise \u00e0 jour : mars 2026.<\/em><\/p>\n<h3>En tant que di\u00e9t\u00e9tiste en exercice priv\u00e9, que dois-je savoir concernant la protection des renseignements personnels et financiers de ma client\u00e8le?<\/h3>\n<p>Les di\u00e9t\u00e9tistes en exercice priv\u00e9 jouent un r\u00f4le important dans la protection des renseignements de leur client\u00e8le. Si vous exercez en solo ou de mani\u00e8re ind\u00e9pendante, vous \u00eates probablement \u00ab\u00a0d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9\u00a0\u00bb (DRS) au sens de la <em>Loi\u00a0de\u00a02004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9<\/em> (LPRPS) de l\u2019Ontario. Cela signifie que vous \u00eates responsable de veiller \u00e0 ce que les renseignements personnels sur la sant\u00e9 de votre client\u00e8le soient recueillis, utilis\u00e9s, stock\u00e9s et conserv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 prot\u00e9ger la vie priv\u00e9e et la confidentialit\u00e9.<\/p>\n<p>Chaque ann\u00e9e, lors du renouvellement de leur inscription, les di\u00e9t\u00e9tistes doivent confirmer avoir mis en place des plans et des politiques visant \u00e0 sauvegarder et conserver en toute s\u00e9curit\u00e9 les dossiers de sant\u00e9 et financiers de leur client\u00e8le, conform\u00e9ment aux exigences de l&rsquo;Ordre en mati\u00e8re de tenue des dossiers.<\/p>\n<p>Qu&rsquo;est-ce que cela implique concr\u00e8tement?<\/p>\n<h3>\u00cates-vous d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9?<\/h3>\n<p>Dans la plupart des cas, les di\u00e9t\u00e9tistes qui exercent en solo dans un cabinet priv\u00e9 sont d\u00e9positaires\u00a0de renseignements sur la sant\u00e9 de leur client\u00e8le. Cela signifie que les di\u00e9t\u00e9tistes sont responsables de prot\u00e9ger les renseignements personnels sur la sant\u00e9 et de veiller \u00e0 ce qu&rsquo;ils soient\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>trait\u00e9s de mani\u00e8re confidentielle;<\/li>\n<li>conserv\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9, que ce soit sous forme \u00e9lectronique ou papier;<\/li>\n<li>accessibles \u00e0 la client\u00e8le sur demande;<\/li>\n<li>conserv\u00e9s pendant la dur\u00e9e requise conform\u00e9ment \u00e0 la norme sur la tenue des dossiers;<\/li>\n<li>\u00e9limin\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 \u00e0 la fin de la p\u00e9riode de conservation.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces responsabilit\u00e9s s&rsquo;appliquent non seulement aux dossiers de sant\u00e9 (par exemple, les \u00e9valuations ou les plans de prise en charge nutritionnelle), mais aussi aux documents financiers comme les factures et les documents de facturation.<\/p>\n<p>Vous ne savez toujours pas si vous \u00eates DRS? Lisez <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/learning-hub-fr\/exercice-de-la-profession\/depositaire-renseignements-sante\/\">\u00cates-vous d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9?<\/a> dans le <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/cercle-des-ressources\/\">Cercle des ressources<\/a>.<\/p>\n<h3>La pr\u00e9paration est essentielle<\/h3>\n<p>La protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9 implique notamment de pr\u00e9voir les changements impr\u00e9vus pouvant survenir dans votre exercice. Il peut s&rsquo;agir d&rsquo;une incapacit\u00e9, d&rsquo;un d\u00e9c\u00e8s, d&rsquo;une faillite ou d&rsquo;un d\u00e9part \u00e0 la retraite. Sans plan, les dossiers de la client\u00e8le risquent d&rsquo;\u00eatre abandonn\u00e9s ou inaccessibles.<\/p>\n<p>Les lignes directrices du ou de la commissaire \u00e0 l&rsquo;information et \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e de l&rsquo;Ontario soulignent que les d\u00e9positaires de renseignements sur la sant\u00e9 doivent prendre des mesures pour \u00e9viter que des dossiers de sant\u00e9 soient laiss\u00e9s \u00e0 l&rsquo;abandon en cas de fermeture ou de changements.<\/p>\n<p>Les di\u00e9t\u00e9tistes doivent \u00e9laborer un plan d&rsquo;activit\u00e9s ou de continuit\u00e9 qui pr\u00e9cise qui sera responsable des dossiers de la client\u00e8le si la situation les emp\u00eache de s&rsquo;en charger.<\/p>\n<h3>\u00c9laboration de politiques et d\u2019ententes<\/h3>\n<p>Les <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/FRENCH-Professional-Practice-Standards-for-Record-Keeping-FINAL-on-WEBSITE-2019.pdf\">Normes d\u2019exercice de la profession\u00a0\u2013 Tenue des dossiers<\/a> (normes 4 et\u00a05) exigent la mise en place de syst\u00e8mes s\u00e9curis\u00e9s pour le stockage et la conservation des dossiers de sant\u00e9 et financiers de la client\u00e8le.<\/p>\n<p>Les di\u00e9t\u00e9tistes devraient \u00e9galement mettre en place des ententes et des proc\u00e9dures officielles pr\u00e9cisant qui est responsable des dossiers, notamment en cas de\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Collaboration avec d&rsquo;autres professionnel\u00b7le\u00b7s de la sant\u00e9<\/li>\n<li>Utilisation de syst\u00e8mes de dossiers de sant\u00e9 \u00e9lectroniques<\/li>\n<li>Recours \u00e0 des soci\u00e9t\u00e9s de stockage de dossiers<\/li>\n<\/ul>\n<p>M\u00eame lorsque des prestataires ou mandataires externes conservent des dossiers, le d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9 demeure responsable de veiller \u00e0 ce que les renseignements personnels sur la sant\u00e9 soient g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e et conform\u00e9ment \u00e0 la LPRPS.<strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<h3>D\u00e9signation d\u2019une personne responsable de la gestion des dossiers<\/h3>\n<p>Les di\u00e9t\u00e9tistes doivent d\u00e9signer une personne responsable de g\u00e9rer les dossiers de leur client\u00e8le si la situation les emp\u00eache de s&rsquo;en charger.<\/p>\n<p>Cette personne peut \u00eatre\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>un\u00b7e autre di\u00e9t\u00e9tiste;<\/li>\n<li>un\u00b7e coll\u00e8gue;<\/li>\n<li>un\u00b7e conjoint\u00b7e ou un membre de la famille;<\/li>\n<li>une personne de confiance.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La personne d\u00e9sign\u00e9e n&rsquo;est pas obligatoirement di\u00e9t\u00e9tiste. Il peut s&rsquo;agir d&rsquo;un\u00b7e conjoint\u00b7e, d&rsquo;un membre de la famille, d&rsquo;un\u00b7e proche ou d&rsquo;un\u00b7e coll\u00e8gue. Il est important de s&rsquo;assurer que la personne d\u00e9sign\u00e9e comprend bien les responsabilit\u00e9s qui lui incombent et est pr\u00eate \u00e0 les assumer. Cela implique notamment de prot\u00e9ger les renseignements confidentiels et de g\u00e9rer correctement les dossiers.<\/p>\n<p>En cas de d\u00e9c\u00e8s du ou de la di\u00e9t\u00e9tiste, son\/sa fiduciaire testamentaire ou son administrateur\/administratrice de succession devient temporairement d\u00e9positaire des dossiers jusqu\u2019\u00e0 ce que ceux-ci soient transf\u00e9r\u00e9s \u00e0 une personne l\u00e9galement autoris\u00e9e \u00e0 en assurer la garde. Si une autre personne, comme un syndic de faillite, prend le contr\u00f4le total des dossiers en raison d\u2019une situation d\u2019insolvabilit\u00e9, cette personne devient alors d\u00e9positaire.<\/p>\n<h3>Cession du cabinet \u00e0 un\u00b7e autre di\u00e9t\u00e9tiste<\/h3>\n<p>Lorsqu&rsquo;un cabinet est transf\u00e9r\u00e9 \u00e0 un\u00b7e di\u00e9t\u00e9tiste qui prend la rel\u00e8ve, le ou la d\u00e9positaire initial\u00b7e doit faire tout son possible pour en informer la client\u00e8le avant la cession. Si un pr\u00e9avis n&rsquo;est pas possible, la client\u00e8le doit en \u00eatre inform\u00e9e d\u00e8s que possible apr\u00e8s la cession.<\/p>\n<p>Une fois les dossiers transf\u00e9r\u00e9s, le ou la di\u00e9t\u00e9tiste qui prend la rel\u00e8ve devient d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9 et assume la responsabilit\u00e9 de leur protection et de leur gestion.<\/p>\n<p><strong>Exigences en mati\u00e8re de conservation des dossiers<\/strong><\/p>\n<p>Les dossiers de la client\u00e8le doivent \u00eatre conserv\u00e9s conform\u00e9ment aux Normes\u00a0d\u2019exercice de la profession \u2013 Tenue des dossiers de l\u2019Ordre des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ontario\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Adultes\u00a0:10\u00a0ans apr\u00e8s la date de la derni\u00e8re consultation<\/li>\n<li>Enfants : 10 ans apr\u00e8s la date \u00e0 laquelle la personne a atteint l\u2019\u00e2ge de 18 ans<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pendant la p\u00e9riode de conservation, les dossiers doivent rester confidentiels, s\u00e9curis\u00e9s et accessibles en cas de demande de la client\u00e8le ou si l&rsquo;Ordre ou les forces de l&rsquo;ordre en font la demande dans le cadre d&rsquo;une enqu\u00eate.<\/p>\n<p><strong>Instructions claires<\/strong><\/p>\n<p>\u00c9tant donn\u00e9 que les personnes d\u00e9sign\u00e9es ne connaissent peut-\u00eatre pas les exigences en mati\u00e8re de tenue des dossiers professionnels, il est important d&rsquo;inclure des instructions claires dans votre plan d&rsquo;activit\u00e9s ou votre testament, notamment pour ce qui est de\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Informer l&rsquo;Ordre par courriel de l&rsquo;incapacit\u00e9 ou du d\u00e9c\u00e8s du ou de la di\u00e9t\u00e9tiste.<\/li>\n<li>Contacter la client\u00e8le pour l\u2019informer de la mani\u00e8re dont ses dossiers seront conserv\u00e9s et consult\u00e9s.<\/li>\n<li>Expliquer la dur\u00e9e de conservation applicable.<\/li>\n<li>Fournir des ressources pour aider la client\u00e8le qui a besoin de soins di\u00e9t\u00e9tiques continus, que ce soit par l\u2019interm\u00e9diaire d\u2019un\u00b7e di\u00e9t\u00e9tiste rempla\u00e7ant\u00b7e ou en l&rsquo;aidant \u00e0 trouver des services au moyen du tableau de l\u2019Ordre, de l&rsquo;onglet \u00ab Trouver une di\u00e9t\u00e9tiste \u00bb du site Web Les di\u00e9t\u00e9tistes du Canada, de Sant\u00e9811 de l&rsquo;Ontario ou d\u2019autres sources.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Fournir un mod\u00e8le de lettre ou un sc\u00e9nario t\u00e9l\u00e9phonique peut aider la personne d\u00e9sign\u00e9e \u00e0 communiquer clairement avec la client\u00e8le dans une situation difficile ou impr\u00e9vue.<\/p>\n<p>Cette information peut \u00eatre fournie dans un mod\u00e8le de lettre que le ou la DRS d\u00e9sign\u00e9\u00b7e pourra envoyer \u00e0 la client\u00e8le. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre. Il est \u00e9galement possible de r\u00e9diger un sc\u00e9nario t\u00e9l\u00e9phonique pour contacter directement la client\u00e8le.<\/p>\n<h3>Lettre type<\/h3>\n<table class=\"center\" style=\"background-color: #e6e6fa; border-style: hidden;\" border=\"1\" cellspacing=\"0\" cellpadding=\"5\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"padding: 5px;\">\n<div>\n<p>Bonjour ,<\/p>\n<p>J\u2019ai le regret de vous informer que votre di\u00e9t\u00e9tiste . L\u2019objet de la pr\u00e9sente lettre est de vous informer que votre dossier de sant\u00e9 sera conserv\u00e9 \u00e0 &lt;ins\u00e9rer l\u2019adresse du lieu&gt;. Si vous souhaitez obtenir une copie du dossier, vous pouvez contacter &lt;ins\u00e9rer les coordonn\u00e9es&gt;. Veuillez noter que des frais de &lt;ins\u00e9rer le montant&gt; seront exig\u00e9s pour les copies des dossiers.<\/p>\n<p>Les dossiers seront gard\u00e9s confidentiels conform\u00e9ment aux exigences de conservation des dossiers de l\u2019Ordre des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ontario (Normes d\u2019exercice de la profession \u2013 Tenue des dossiers) :<br \/>\n1. Adultes :10 ans apr\u00e8s la date de la derni\u00e8re consultation<br \/>\n2. Enfants : 10 ans apr\u00e8s la date \u00e0 laquelle la personne a atteint l\u2019\u00e2ge de 18 ans<\/p>\n<p>Si vous souhaitez rechercher d\u2019autres services de di\u00e9t\u00e9tique, vous pouvez le faire en effectuant une recherche en ligne et en v\u00e9rifiant votre recherche dans le Tableau des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ordre. Le tableau vous permet de v\u00e9rifier le statut d\u2019un\u00b7e di\u00e9t\u00e9tiste et fournit de l\u2019information essentielle sur l\u2019inscription, comme les restrictions sur l\u2019exercice ou les ant\u00e9c\u00e9dents disciplinaires, le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/p>\n<p>Si vous avez des questions ou pr\u00e9occupations, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 communiquer avec moi.<\/p>\n<p>Veuillez recevoir mes salutations distingu\u00e9es.<br \/>\n&lt;Ins\u00e9rer le nom et les coordonn\u00e9es de la personne d\u00e9sign\u00e9e DRS&gt;<\/p>\n<\/div>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Points cl\u00e9s \u00e0 retenir<\/h3>\n<p><strong>La planification prot\u00e8ge \u00e0 la fois la client\u00e8le et les di\u00e9t\u00e9tistes<\/strong><\/p>\n<p>La mise en place de politiques claires et de plans d&rsquo;urgence permet de garantir la s\u00e9curit\u00e9 et l&rsquo;accessibilit\u00e9 des renseignements de la client\u00e8le, m\u00eame en cas de changement impr\u00e9vu dans l&rsquo;exercice priv\u00e9. Prendre le temps d&rsquo;\u00e9laborer ces plans permet de prot\u00e9ger la vie priv\u00e9e de la client\u00e8le et de respecter les obligations professionnelles et juridiques.<\/p>\n<p>Les di\u00e9t\u00e9tistes qui ont des questions concernant l&rsquo;\u00e9laboration de politiques relatives \u00e0 la gestion des dossiers de sant\u00e9 et financiers de leur client\u00e8le peuvent communiquer avec l&rsquo;Ordre\u00a0des\u00a0di\u00e9t\u00e9tistes de l&rsquo;Ontario pour obtenir des conseils.<\/p>\n<h3>R\u00e9f\u00e9rences<\/h3>\n<p><strong>Normes, lignes directrices et autres articles de l\u2019Ordre<br \/>\n<\/strong>Ordre des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ontario (2026). <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/learning-hub-fr\/exercice-de-la-profession\/depositaire-renseignements-sante\/\">\u00cates-vous d\u00e9positaire de renseignements sur la sant\u00e9?<\/a><br \/>\nOrdre des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ontario (2019). <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/FRENCH-Professional-Practice-Standards-for-Record-Keeping-FINAL-on-WEBSITE-2019.pdf\"><em>Normes d\u2019exercice de la profession, Tenue des dossiers<\/em><\/a><em>.<br \/>\n<\/em>Ordre des di\u00e9t\u00e9tistes de l\u2019Ontario (2020). <a href=\"https:\/\/collegeofdietitians.org\/wp-content\/uploads\/2024\/06\/CDO-Privacy-Toolkit-November-2020-Final.pdf\">Privacy of Personal Information Dietetic Practice Tool kit for Registered Dietitians in Ontario<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Commissaire \u00e0 l&rsquo;information et \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e de l&rsquo;Ontario<br \/>\n<\/strong>Commissaire \u00e0 l&rsquo;information et \u00e0 la protection de la vie priv\u00e9e de l&rsquo;Ontario (2019).\u00a0<a href=\"https:\/\/www.ipc.on.ca\/fr\/ressources-et-decisions\/eviter-labandon-des-dossiers-medicaux-conseils-pour-les-depositaires-de-renseignements-sur-la-sante\">\u00c9viter l\u2019abandon des dossiers m\u00e9dicaux\u00a0:\u00a0conseils pour les d\u00e9positaires de renseignements sur la sant\u00e9 en cas de changement de leurs activit\u00e9s<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Loi<br \/>\n<\/strong><a href=\"https:\/\/www.ontario.ca\/lois\/loi\/04p03\">Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant\u00e9<\/a><em>, L.O. 2004, chap. 3, Annexe A<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pr\u00e9parez-vous \u00e0 faire face \u00e0 des changements impr\u00e9vus en g\u00e9rant et en conservant vos dossiers en toute s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":10654,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[102],"tags":[],"class_list":["post-10646","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-exercice-de-la-profession"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10646","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10646"}],"version-history":[{"count":17,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10646\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":17731,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10646\/revisions\/17731"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10654"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10646"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10646"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/collegeofdietitians.org\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10646"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}