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Questions de règlementation - numéro 1, mai 2022

Questions sur l’exercice professionnel : Que dois-je savoir sur la fermeture de mon cabinet privé?

Vous envisagez de fermer votre cabinet privé? Vous prenez votre retraite ou vous quittez un milieu d'exercice privé? Voici trois sujets à prendre en considération si vous envisagez de quitter l'exercice privé.

Tenue des dossiers : considérations relatives aux dossiers des clients lors de la fermeture d'un cabinet privé

Les diététistes en exercice privé devraient avoir des ententes officielles pour la conservation et la transition des dossiers des clients en cas de changements prévus ou imprévus dans l'exercice. On encourage les diététistes à conclure de telles ententes lorsqu'elles s'engagent dans des cabinets de groupe, comme des cliniques, ou lorsqu'elles démarrent leur propre cabinet.

Ces ententes peuvent comprendre des accords contractuels et des politiques désignant les rôles et les responsabilités à l'égard des dossiers des clients, ainsi que la personne qui sera responsable des dossiers de santé des clients dans l'éventualité où une diététiste ne serait plus en mesure d'exercer sa profession. Un plan de relève adéquat peut aider à atténuer le risque d'abandon des dossiers de santé et à faire en sorte que les clients aient accès à leurs dossiers de santé tout en préservant la confidentialité.

Vous pouvez commencer par vous demander si vous êtes le dépositaire de renseignements sur la santé ou le mandataire. Les dépositaires ont des obligations décrites dans la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Les articles de l’Ordre Êtes‑vous dépositaire de renseignements sur la santé – Partie I et Partie II pourraient vous aider à déterminer si vous êtes le dépositaire ou le mandataire. En sachant cela, vous pourrez déterminer vos responsabilités.

Si vous êtes le dépositaire de renseignements sur la santé (p. ex., habituellement le travail en solo dans un cabinet privé) : vous devez conserver les dossiers de santé des clients en toute sécurité pendant la période de conservation précisée dans les Normes d’exercice de la profession – Tenue des dossiers de l’Ordre – habituellement 10 ans après la date de la dernière consultation du client ou, pour un enfant, 10 ans après la date à laquelle le client a atteint l'âge de 18 ans. Vous devez également informer les clients de la manière dont ils pourront à l'avenir accéder à leurs dossiers, s'ils le souhaitent.

Si vous êtes le mandataire (p. ex., généralement un cabinet clinique partagé) : vous devez vous conformer à la LPRPS et à toute politique organisationnelle élaborée par le dépositaire de renseignements sur la santé dans son lieu de travail ou sa clinique. Vous avez l'obligation de collaborer avec le dépositaire de renseignements sur la santé pour prendre des mesures raisonnables avant de mettre fin aux services afin de vous assurer que les dossiers sont traités de manière pertinente et d'identifier les clients qui ont besoin de soins diététiques continus.

Les diététistes doivent faire des efforts raisonnables pour s'assurer que les clients savent où se trouvent leurs dossiers. S'il s'agit d'un dossier médical électronique (DME), les clients peuvent toujours y avoir accès en passant par la clinique. Si vous avez des dossiers papier, un système de conservation doit être mis en place pour que les clients puissent y accéder. En outre, le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario dispose d'une excellente ressource sur la façon d'éviter l'abandon des dossiers de santé.

Transfert des soins et notification aux clients

Si le cabinet privé est transféré à une autre diététiste, la diététiste qui quitte son poste a la responsabilité d'informer les clients des coordonnées de la nouvelle diététiste (de préférence avant le transfert des soins à une nouvelle diététiste). Il n'y a pas de délai précis pour le faire, mais cela doit se faire dans un délai « raisonnable ». Cela permet aux clients de déterminer s'ils souhaitent continuer avec la nouvelle diététiste ou chercher des services diététiques ailleurs. Les clients devraient se voir offrir des possibilités d'accès aux services d'une diététiste.

Lorsqu'on transfère des dossiers à un successeur, celui-ci en devient le dépositaire. Par exemple, lorsqu'une diététiste prend sa retraite, les dossiers peuvent être transférés à une autre diététiste.

Si le cabinet n'est pas transféré à une autre diététiste et qu'il ferme définitivement, la diététiste doit aviser les clients de la fermeture. Si un client a besoin de services diététiques, la diététiste ne doit pas interrompre les soins à moins que le client ne le demande, que d'autres services soient organisés ou que le client reçoive un préavis raisonnable pour prendre d'autres dispositions. L'information sur la façon d'accéder à d'autres services diététiques devrait être fournie par la diététiste qui quitte son poste si le client le demande, dans les deux cas.

Information sur le profil du membre : informer l'Ordre des mises à jour

Vous avez un nouvel emploi ou vous changez d'emploi? Vous prenez votre retraite? Félicitations! Il y a un dernier point à considérer et il est facile à cocher sur votre liste. Vous devez informer l'Ordre de toute mise à jour ou modification dans votre exercice. Les diététistes doivent mettre leurs coordonnées à jour dans les 30 jours suivant les changements apportés à leurs coordonnées personnelles, aux détails de leur emploi, aux changements de leur statut professionnel ou à l'inscription simultanée dans un autre territoire de compétence. Si vous démissionnez de l'Ordre, vous devez aviser l'Ordre en ligne ou par courriel de votre intention de démissionner. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet ici.