Énoncé de politique
Les membres de l’Ordre peuvent officiellement demander une prolongation de la date d’échéance ou un report de leur OAECJ. Le Comité prend les décisions relatives aux prolongations et aux reports d’une façon juste, équitable et objective en tenant compte des circonstances particulières au membre.
Procédure
1. Dépôt d’une demande de prolongation ou de report
Les demandes de report de l’OEACJ doivent être présentées par courriel, télécopieur ou lettre (au moyen du formulaire fourni par l’Ordre). La demande doit être présentée au nom du membre s’il est incapable de le faire lui-même. L’Ordre doit recevoir la demande de report au plus tard à la date d’échéance indiquée sur le formulaire de report. Dans certaines circonstances, il pourrait être nécessaire de remplir une demande après cette période. Dans de tels cas, le membre doit fournir les raisons se rattachant à la demande de report.
2. Détails de la demande de prolongation ou de report
La demande écrite doit comprendre ce qui suit.
2.1 Le nom et le numéro d’inscription du membre
2.2 La demande de prolongation du délai pour remplir l’OAECJ ou de report
2.3 L’indication de la situation professionnelle actuelle
2.4 Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande qui aiderait le Comité à prendre une décision (les renseignements peuvent être précis ou généraux). Ces renseignements peuvent comprendre la prolongation demandée, les certificats médicaux, notes ou lettres appuyant une raison médicale à la demande, toute documentation à l’appui provenant d’autres sources ou personnes.
2.5 Dans les cas où le membre demande un report parce qu’il ne réside ou ne travaille pas en Ontario et qu’il n’a pas de clients en Ontario, la demande doit comprendre un énoncé à cet effet.
La décision peut être retardée ou la demande de prolongation ou de report peut être refusée s’il n’y a pas assez d’information pour prendre une décision. Dans une telle situation, le membre en est informé, par écrit, et peut choisir de fournir plus d’information.
3. Décisions du Comité ou du personnel concernant une demande de prolongation ou de report
1. Toutes les demandes de prolongation et de report sont examinées par le personnel de l’AQ au nom du Comité.
2. Le personnel de l’AQ accorde les prolongations et reports au nom du Comité après avoir pris en considération des circonstances atténuantes comme les suivantes, sans toutefois s’y limiter.
2.1 Hospitalisation
2.2 Maladie ou invalidité
2.3 Deuil
2.4 Épreuve personnelle
2.5 Congé autorisé
2.6 Congé de maternité ou congé parental
2.7 Résidence et emploi actuels à l’extérieur de l’Ontario, sans clients en Ontario*
4. Les demandes de prolongation pour d’autres raisons que celles indiquées au point 3 (ii) sont dirigées vers le Comité. Les décisions sont prises au cas par cas.
5. Si la demande est faite pour une prolongation ou un report d’une période précise, le Comité et le personnel peuvent tenir compte de ce délai, sans toutefois s’y limiter.
6. Le membre est informé par écrit de la décision. Cette notification est envoyée au membre par la poste ou par courriel généralement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la décision.
7. Quand une prolongation est accordée, si le membre demande une prolongation additionnelle, il doit présenter une autre demande écrite.
*Les membres qui habitent à l’extérieur de l’Ontario peuvent signer un engagement volontaire, qui permet le report de l’OAECJ jusqu’à ce qu’ils informent l’Ordre de la reprise de leur exercice en Ontario.