DANS PRESQUE tous les cas, les diététistes qui exercent en solo dans un cabinet privé sont des dépositaires de renseignements sur la santé responsables du respect de la vie privée, de la confidentialité et de la conservation pertinente des dossiers de santé des clients. À ce titre, les diététistes doivent avoir des plans en place en cas de changement dans l’exercice dû à leur incapacité soudaine, à leur décès ou à leur retraite.
Nous encourageons les diététistes à avoir un plan d’affaires ou à déterminer qui serait le dépositaire des dossiers de renseignements personnels sur la santé en cas de changement planifié ou imprévu dans l’exercice. Étant donné que des changements peuvent survenir de façon inattendue, la mise en place d’un système permettant de conserver en toute sécurité les dossiers médicaux des clients est une exigence mentionnée dans les Normes d’exercice de la profession – Tenue des dossiers (Norme 5).
Nous recommandons fortement aux diététistes de faire preuve d’initiative et de se doter de systèmes et d’ententes officielles pour conserver les dossiers, surtout lorsqu’elles concluent des ententes d’exercice avec d’autres dépositaires de renseignements sur la santé. Un accord officiel peut préciser qui sera responsable des dossiers médicaux du client en cas de changement dans l’exercice. Le dépositaire ou la personne désignée sera responsable des dossiers de santé de son client et de la manière dont ils doivent être gérés.
La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) exige que les dépositaires protègent les renseignements personnels sur la santé et veillent à ce que les dossiers de renseignements personnels sur la santé soient conservés, transférés et éliminés de façon sécuritaire. Par conséquent, un dépositaire demeure responsable des dossiers de renseignements personnels sur la santé, même lorsque les dossiers sont conservés par un mandataire du dépositaire, comme une entreprise d’entreposage de dossiers.
Qui devrait être désigné
Au décès d’un dépositaire, le fiduciaire de la succession ou la personne qui a assumé la responsabilité de l’administration de la succession devient le dépositaire jusqu’à ce que la garde et le contrôle soient transférés à une autre personne légalement autorisée à détenir les documents. Supposons qu’une autre personne – par exemple, un syndic de faillite – obtienne la garde ou le contrôle complet des documents en raison de la faillite ou de l’insolvabilité du dépositaire. Dans ce cas, cette personne devient le dépositaire. La personne désignée pour gérer les dossiers ne doit pas nécessairement être une diététiste. Il peut s’agir d’un conjoint, d’un autre membre de la famille, d’un ami ou d’un collègue.
Même si la personne désignée aura la responsabilité légale de gérer les dossiers conformément aux lois de l’Ontario et aux directives de l’Ordre, il est essentiel de s’assurer qu’elle comprend et qu’elle est prête à assumer ses fonctions de nouveau dépositaire de renseignements personnels sur la santé. Le dépositaire initial doit faire des efforts raisonnables pour aviser la personne à laquelle se rapportent les renseignements personnels sur la santé avant le transfert au successeur ou, si cela n’est pas raisonnablement possible, dès que possible après le transfert des dossiers. Lorsque la garde ou le contrôle complet des dossiers est transféré à un successeur, ce dernier devient le dépositaire.
Instructions
Si les obligations en matière de conservation des dossiers peuvent être évidentes pour la diététiste, elles ne le sont pas forcément pour le dépositaire de renseignements sur la santé désigné. Le plan d’affaires ou le testament doit clairement expliquer que les dossiers doivent être privés, confidentiels, sécurisés et conservés pendant la période de conservation adéquate. Plus important encore, les dossiers doivent être accessibles si les clients souhaitent les consulter ou si l’Ordre ou la police en a besoin au cours d’une enquête.
Les instructions doivent indiquer au dépositaire de renseignements sur la santé désigné de faire ce qui suit :
- Aviser l’Ordre par courriel de l’incapacité ou du décès de la diététiste.
- Contacter chaque client pour l’informer de la situation, de l’incapacité ou du décès de la diététiste. Préciser la période de conservation et l’endroit où les dossiers seront conservés si les clients ont besoin d’accéder à ces renseignements. (Voir exemple ci-dessous.)
- Fournir des ressources pour aider les clients à trouver des services diététiques de suivi (p. ex., diriger les clients vers l’Ordre, Télésanté, etc.).
Toute l’information ci-dessus peut être décrite dans une lettre type (voir exemple ci-dessous) fournie au dépositaire de renseignements sur la santé désigné, qui sera ensuite envoyée aux clients.
Il est également possible d’élaborer un script téléphonique afin que le dépositaire désigné puisse appeler chaque client pour lui communiquer l’information pertinente.
Pour plus d’information sur les responsabilités professionnelles des diététistes agissant en tant que dépositaires de renseignements sur la santé, consultez les ressources suivantes :
- Articles de L’Ordre des diététistes de l’Ontario : Êtes-vous dépositaire de renseignements sur la santé – Partie I et Partie II
- Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/04p03
- Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario : Éviter l’abandon des dossiers médicaux : Conseils pour les dépositaires de renseignements sur la santé en cas de changement de leurs activités
Nous invitons également les diététistes à communiquer avec l’Ordre pour toute question.
