Politique de confidentialité

• Préambule
• Définition des termes
• Principe 1 – Responsabilité
• Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements
• Principe 3 – Consentement
• Principe 4 – Limitation de la collecte
• Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
• Principe 6 – Exactitude
• Principe 7 – Mesures de sécurité
• Principe 8 – Transparence
• Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
• Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard u non-respect des principes

ANNEXE 1: Loi sur les professions de la santé réglementées, Article 36 – Secret professionnel

ANNEXE 2 : Politique de confidentialité pour les membres du personnel du Conseil et des comités

La diététique est une profession de la santé autoréglementée en Ontario en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR). En vertu de la LPSR, il incombe au ou à la ministre de la Santé et des Soins de longue durée de veiller à ce que les professions de la santé soient réglementées et coordonnées dans l’intérêt du public.

L’Ordre des diététistes de l’Ontario a été créé par la Loi de 1991 sur les diététistes et a les objectifs suivants, comme indiqué dans le Code des professions de la santé (qui constitue l’Annexe 2 de la LPSR) :

1. Réglementer l’exercice de la profession et régir l’activité des personnes inscrites conformément à la loi sur une profession de la santé, au présent code et à la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, ainsi qu’aux règlements et règlements administratifs.
2. Élaborer et maintenir des normes d’admissibilité applicables aux personnes auxquelles un certificat d’inscription est délivré.
3. Élaborer et maintenir des programmes et des normes d’exercice pour assurer la qualité de l’exercice de la profession.
4. Élaborer et maintenir des normes de connaissance et de compétence, ainsi que des programmes, pour promouvoir l’évaluation, la compétence et le perfectionnement continus des personnes inscrites.
5. Élaborer et maintenir des normes de déontologie applicables aux personnes inscrites.
6. Élaborer et maintenir des programmes visant à aider les particuliers à exercer leurs droits aux termes du présent code et de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées.
7. Appliquer la loi sur une profession de la santé, le présent code et la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées dans la mesure où elle se rapporte à la profession, et exercer les autres fonctions qui lui sont imposées et les autres pouvoirs qui lui sont conférés.
8. Promouvoir et améliorer les rapports entre l’ordre et ses personnes inscrites, d’autres ordres de professions de la santé, des intervenants clés et le public.
9. Promouvoir et améliorer les rapports entre l’ordre et ses personnes inscrites, d’autres ordres de professions de la santé, des intervenants clés et le public.
10. Élaborer et maintenir des normes et des programmes afin de promouvoir l’aptitude des personnes inscrites à s’adapter aux changements qui se produisent au sein de leur profession, aux avancées technologiques et à d’autres questions d’actualité.
11. Poursuivre tout autre objet ayant trait aux soins des êtres humains que le conseil juge souhaitable.

L’Ordre a ajouté un autre objectif concernant la planification des ressources humaines en santé :

12. Participer, avec les partenaires pertinents, à la planification et à la recherche en matière de ressources humaines en santé, faciliter cette démarche et charger le Comité exécutif et le registrateur et directeur général ou la régistratrice et directrice générale (RDG) de prendre les mesures nécessaires, y compris l’établissement d’accords et d’arrangements avec de tierces parties, pour atteindre cet objectif. Dans la réalisation de ses objectifs, l’Ordre a le devoir de servir et de protéger l’intérêt public.

Les termes suivants utilisés dans le présent Code sur la protection des renseignements personnels ont la signification indiquée ci-dessous :

• « clientèle » – La clientèle inclut une personne, une famille et/ou un·e mandataire spécial·e, un groupe, une agence, un employeur, un employé·e, une organisation ou une communauté qui est un bénéficiaire potentiel ou réel de l’expertise des diététistes. La clientèle à qui un·e candidat ou une personne inscrite à l’Ordre prétend fournir des services professionnels est unique et diversifiée sur le plan des besoins, de la culture, des motivations, des ressources, de la religion et de la perception du bien-être.
• « Code des professions de la santé de la LPSR » – Code des professions de la santé (qui constitue l’annexe 2 de la LPSR).
• « Comité d’inscription » – Comité d’inscription de l’Ordre comme l’exige l’article 10 du Code des professions de la LPSR.
• « Comité de discipline » – Comité de discipline de l’Ordre comme l’exige l’article 10 du Code des professions de la LPSR.
• « Comité de la protection de la vie privée » – Comité exécutif
• « Comité des enquêtes, des plaintes et des rapports » – Comité des enquêtes, des plaintes et des rapports (CEPR) de l’Ordre comme l’exige l’article 10 du Code des professions de la LPSR.
• « commission » – Commission d’appel et de révision des professions de la santé
• « législation » – LPSR, Code des professions de la santé de la LPSR, Loi de 1991 sur les diététistes, règlements et règlements administratifs
• « loi propre à la profession » – Loi de 1991 sur les diététistes
• « LPSR » – Loi de 1991 sur les professions de santé réglementées, telle que modifiée selon les besoins
• « personne inscrite » – Membre de l’Ordre
• « Ordre » – Ordre des diététistes de l’Ontario
• « organisation » – Personne, personne morale, association, partenariat et syndicat
• « règlements » – Règlements pris en vertu de la LPSR et/ou les règlements pris en vertu de la Loi de 1991 sur les diététistes.
• « règlements administratifs » – Règlements administratifs de l’Ordre adoptés en vertu de l’article 94 du Code des professions de la santé
• « renseignements personnels » – Renseignements concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse ou du numéro de téléphone au travail ou tout autre renseignement dont la publication sur le site Web de l’Ordre est exigée par la LPSR ou les règlements administratifs de l’Ordre.

La registratrice ou le registrateur est responsable du respect de présentes politiques et procédures. Les plaintes ou les questions concernant la manière dont les renseignements personnels sont traités par l’Ordre doivent être adressées à la registratrice ou au registrateur, que l’on peut joindre comme suit :

Ordre des diététistes de l’Ontario
175, rue Bloor Est, bureau 601 – tour nord
Toronto, Ontario M4W 3R8
Tél. : 416-598-1725
Sans frais : 1-800-668-4990

L’Ordre fournira une orientation et une formation à tous les nouveaux membres du personnel et à toutes les personnes nommées, ainsi qu’à tous les membres du Conseil, des comités ou des groupes de travail, concernant leurs obligations en vertu de l’article 36 de la LPSR et du présent Code sur la protection des renseignements personnels. Tous les membres du personnel, du Conseil, des comités et des groupes de travail, ainsi que les personnes sous contrat, qui ont accès à des renseignements personnels, signent des ententes de confidentialité en référence aux dispositions de la LPSR en matière de secret des communications.

Les politiques de confidentialité de l’Ordre pour les membres du personnel, du Conseil et des comités, ainsi que la politique de conservation des documents, sont disponibles sur demande.

L’Ordre recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but d’appliquer la loi, de soutenir la planification des ressources humaines et de contribuer à la gestion de la qualité dans la prestation des soins à la clientèle.

Renseignments sur les personnes inscrites

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant ses personnes inscrites et candidat·e·s aux fins suivantes :

1. Déterminer si une personne inscrite continue à satisfaire aux normes de qualification pour l’obtention d’un certificat d’inscription.
2. Enquêter sur les plaintes concernant la conduite ou les actions d’une personne inscrite de l’Ordre.
3. Enquêter sur une possible faute professionnelle ou incompétence d’une personne inscrite.
4. S’informer sur la possible incapacité d’une personne inscrite.
5. Négocier et mettre en œuvre des processus de résolution informels, y compris des mesures qui prévoient l’examen de certains dossiers de la clientèle.
6. Tenir une audience sur les allégations de faute professionnelle, d’incompétence ou d’incapacité d’une personne inscrite.
7. Mettre en œuvre le programme d’assurance de la qualité de l’Ordre, y compris l’évaluation des dossiers, l’exercice des personnes inscrites et les outils d’autoformation (OA) et d’évaluation de l’exercice.
8. Administrer le programme mis en place par l’Ordre pour financer la thérapie et les consultations pour les personnes qui ont été victimes de mauvais traitements d’ordre sexuel dans le cadre de relations professionnelles avec des personnes inscrites de l’Ordre.
9. Enquêter sur les rapports déposés au sujet des personnes inscrites à l’Ordre en vertu du Code des professions de la santé de la LPSR.
10. Déterminer si le certificat d’inscription d’une personne anciennement inscrite doit être rétabli.
11. Fournir de l’information statistique pour la planification des ressources humaines et des études démographiques et de recherche à des fins réglementaires ou à la demande du ou de la ministre de la Santé et des Soins de longue durée.
12. Fournir au public de l’information sur les personnes inscrites à des fins réglementaires, comme l’information dans le Tableau des diététistes public et l’information sur les audiences disciplinaires.
13. Appliquer la législation en vigueur.
14. Transférer des renseignements sur les personnes inscrites à cyberSanté Ontario aux fins décrites dans le document Ontario eHealth Notice of Collection (en anglais seulement).

L’Ordre peut recueillir des renseignements personnels concernant une personne inscrite auprès de la personne inscrite elle-même, de ses employeurs et collègues, de sa clientèle et d’autres personnes, aux fins énoncées ci-dessus. Les renseignements personnels concernant les personnes inscrites sont recueillis par l’Ordre selon les besoins et à intervalles réguliers.

L’Ordre ne divulgue des renseignements personnels concernant ses personnes inscrites que dans la mesure où l’article 36 de la LPSR l’autorise ou si la loi l’exige, ou encore pour transférer des renseignements sur les personnes inscrites en vue d’établir le registre des prestataires de soins de santé en ligne (cyberSanté). Par exemple, l’Ordre est tenu, en vertu du Code des professions de la santé de la LPSR, de tenir un tableau contenant des renseignements sur ses personnes inscrites sur son site Web. Le Code des professions de la santé de la LPSR et les règlements administratifs imposent à l’Ordre de donner accès à l’information désignée à toute personne qui en fait la demande.

Information sur les employeurs, les collègues et la clientèle

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant les employeurs, les collègues et la clientèle des personnes inscrites de l’Ordre aux fins suivantes :

1. Enquêter sur les plaintes concernant la conduite ou les actions d’une personne inscrite à l’Ordre.
2. Enquêter sur une possible faute professionnelle ou incompétence d’une personne inscrite.
3. Vérifier la possible incapacité d’une personne inscrite.
4. Tenir une audience sur des allégations de faute professionnelle, d’incompétence ou d’incapacité d’une personne inscrite.
5. Négocier et mettre en œuvre des processus de résolution informels, y compris des mesures qui prévoient l’examen de certains dossiers de la clientèle.
6. Mettre en œuvre le programme d’assurance de la qualité de l’Ordre, y compris l’évaluation des dossiers et de l’exercice de la profession par les personnes inscrites.
7. Administrer le programme mis en place par l’Ordre pour financer la thérapie et les consultations pour les personnes qui ont été victimes de mauvais traitements d’ordre sexuel dans le cadre de relations professionnelles avec des personnes inscrites à l’Ordre.
8. Enquêter sur les rapports déposés au sujet des personnes inscrite à l’Ordre en vertu du Code des professions de la santé de la LPSR.
9. Déterminer si une personne inscrite continue à satisfaire aux normes de qualification pour l’obtention d’un certificat d’inscription.
10. Déterminer si le certificat d’inscription d’une personne anciennement inscrite doit être rétabli.
11. Fournir au public de l’information sur les personnes inscrites à des fins réglementaires, comme l’information dans le Tableau des diététistes public et l’information sur les audiences disciplinaires.
12. Appliquer la législation en vigueur.

L’Ordre peut recueillir des renseignements personnels concernant un employeur, un·e collègue et la clientèle d’une personne inscrite à l’Ordre auprès de l’employeur, du ou de la collègue, de la clientèle de la personne inscrite et d’autres personnes, aux fins énoncées ci-dessus.

L’Ordre ne divulgue des renseignements personnels concernant les employeurs, les collègues et la clientèle des personnes inscrites à l’Ordre que dans la mesure où l’article 36 de la LPSR l’autorise ou si la loi l’exige, ou encore pour transférer des renseignements sur les personnes inscrites en vue d’établir le registre des prestataires de soins de santé en ligne (cyberSanté). Par exemple, les audiences du Comité de discipline doivent, sous réserve de certaines exceptions, être ouvertes au public.

Les preuves présentées lors d’une audience du Comité de discipline peuvent inclure des renseignements personnels concernant la personne inscrite de l’Ordre qui fait l’objet d’allégations de faute professionnelle ou d’incompétence, ainsi que des renseignements personnels concernant la clientèle de la personne inscrite en rapport avec les allégations de faute professionnelle ou d’incompétence. Un autre exemple de divulgation de renseignements personnels sur la clientèle des personnes inscrites à l’Ordre concerne les plaintes relatives à la conduite ou aux actions des personnes inscrites à l’Ordre. Lorsqu’un·e plaignant·e, qui fait souvent partie de la clientèle d’une personne inscrite, ou qu’une personne inscrite n’est pas d’accord avec une décision du Comité des plaintes, sous réserve de certaines exceptions, l’une ou l’autre de ces personnes peut demander un réexamen par le conseil d’administration. Le Code des professions de la santé de la LPSR exige que l’Ordre divulgue au Conseil un compte rendu de l’enquête, ainsi que les documents et les éléments sur lesquels la décision est fondée. La divulgation au conseil d’administration de renseignements personnels concernant la clientèle d’une personne inscrite est exigée par le Code des professions de la santé de la LPSR.

Les renseignements personnels sur la santé divulgués à l’Ordre par un dépositaire ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles la divulgation a été faite (c.-à-d. pour permettre à l’Ordre de réglementer ses personnes inscrites et l’exercice de la profession) ou pour permettre à l’Ordre de s’acquitter de ses obligations légales et statutaires. Cette disposition est conforme à l’article 49 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Renseignements sur les candidat·e·s à l’inscription et les personnes inscrites potentielles

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant les candidat·e·s et les personnes inscrites potentielles, la clientèle des candidat·e·s et des personnes inscrites potentielles et les diététistes qui supervisent les candidat·e·s ou les personnes inscrites potentielles afin d’évaluer si le ou la candidat·e ou la personne inscrite potentielle répond et continue de répondre aux normes de qualification pour obtenir un certificat d’inscription et pour faire appliquer la législation. L’Ordre ne divulgue les renseignements personnels concernant les candidat·e·s et les personnes inscrites potentielles, ainsi que leur clientèle, que dans la mesure où l’article 36 de la LPSR l’autorise ou si la loi l’exige. Par exemple, le Code des professions de la santé de la LPSR prévoit une procédure permettant à un·e candidat·e qui n’est pas d’accord avec une décision du Comité d’inscription de demander une révision ou une audience auprès du Conseil. Le Code des professions de la santé de la LPSR exige que l’Ordre transmette au Conseil une copie de l’ordonnance et des motifs du Comité d’inscription, ainsi que les documents et les éléments sur lesquels la décision est fondée. Cette divulgation de renseignements personnels au Conseil est exigée par le Code des professions de la santé de la LPSR.

Renseignements relatifs à l’exercice non autorisé de la profession et à l’interdiction d’exercer

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant des personnes qui pourraient exercer la profession de diététiste ou se présenter comme telles, ainsi que leur clientèle, afin de déterminer si ces personnes ont enfreint ou enfreignent la législation et afin d’appliquer la législation. L’Ordre ne divulgue les renseignements personnels concernant ces personnes que dans la mesure où l’article 36 de la LPSR le permet ou si la loi l’exige.

Renseignements relatifs à l’application de la législation

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant les personnes qui sont retenues, élues ou nommées aux fins de l’application de la Loi de 1991 sur les diététistes, y compris aux fins suivantes :

• Examiner les candidatures potentielles et retenir ou nommer des personnes aux fins de l’application de la loi.
• Tenir des dossiers pour garantir l’exactitude de la rémunération et du paiement des dépenses, ainsi que toute la documentation requise par la loi et par les différents niveaux de gouvernement, conformément à des méthodes comptables saines.
• Communiquer avec la personne (p. ex. coordonnées à domicile).
• Tenir des comptes précis et justes de tout litige, conflit d’intérêts possible ou mauvaise conduite impliquant une personne retenue ou nommée aux fins de l’application de la loi ou un membre du Conseil ou d’un comité de l’Ordre aux fins d’effectuer des paiements et de fournir des avantages.

L’Ordre ne divulgue les renseignements personnels concernant les personnes susmentionnées que dans la mesure où l’article 36 de la LPSR l’autorise ou si la loi l’exige.

Renseignements relatifs à la vente de matériel de l’Ordre

L’Ordre recueille et utilise des renseignements personnels concernant les personnes qui commandent des documents imprimés auprès de l’Ordre. L’utilisation de ces renseignements est limitée à ce qui suit :

• Traitement des paiements
• Envoi par la poste ou par service de transport du matériel commandé

Précision de l’objectif visé

Dans la mesure du possible, l’Ordre fera un effort raisonnable pour préciser les objectifs à la personne au sujet de qui les renseignements personnels sont recueillis, soit au moment de la collecte, soit après la collecte, mais avant l’utilisation, sauf dans les cas où cela irait à l’encontre de l’objectif de la législation ou serait incompatible avec la législation.

L’Ordre énoncera les objectifs de manière à ce que la personne puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.

Lorsque des renseignements personnels sont recueillis dans un but précis, l’Ordre se réserve le droit de les utiliser et de les divulguer dans un autre but réglementaire si cela est dans l’intérêt du public. Par exemple, lorsque l’Ordre enquête sur une plainte, il peut examiner les autres dossiers de l’Ordre concernant cette personne inscrite, car il est tenu, en vertu du Code des professions de la santé de la LPSR, sous réserve de certaines exceptions limitées, de prendre en considération toutes les décisions antérieures impliquant la personne inscrite.

L’Ordre recueille des renseignements personnels à des fins liées à ses objectifs (voir le préambule pour les objectifs de l’Ordre), y compris aux fins de l’application de la législation, ainsi qu’à d’autres fins réglementaires connexes. Dans le cadre de ses objectifs, l’Ordre a le devoir de servir et de protéger l’intérêt public.

Dans la mesure du possible, l’Ordre fera un effort raisonnable pour préciser les objectifs à la personne au sujet de qui les renseignements personnels sont recueillis, tel que décrit au Principe 2, et pour obtenir son consentement. Toutefois, l’obtention du consentement de la personne concernée irait, dans de nombreux cas, à l’encontre de l’objectif qui sous-tend la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par l’Ordre.

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés et divulgués à l’insu et sans le consentement de la personne concernée qu’aux fins d’application de la législation et conformément à toute disposition applicable de la législation. Par exemple, des renseignements personnels concernant la clientèle peuvent être recueillis et utilisés sans le consentement de la clientèle dans le cadre du programme d’assurance de la qualité de l’Ordre concernant l’évaluation de l’exercice de la profession par une personne inscrite, conformément au Code des professions de la santé de la LPSR et aux règlements. Un autre exemple est que les renseignements personnels concernant la clientèle peuvent être recueillis et utilisés sans le consentement de la clientèle aux fins d’une enquête sur une personne inscrite conformément au Code des professions de la santé de la LPSR et aux règlements.

L’Ordre ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins énoncées au Principe 2 du présent Code sur la protection des renseignements personnels. L’Ordre recueille des renseignements personnels en utilisant des procédures équitables et légales.

Les renseignements personnels concernant la clientèle doivent être recueillis dans le cadre de la fonction réglementaire de l’Ordre. Ces renseignements sont généralement obtenus par l’Ordre dans le cadre d’une enquête, d’une demande de renseignements ou d’un programme d’assurance de la qualité. Ces enquêtes portent sur la conduite, la compétence ou la capacité du membre et sur la protection du public. L’Ordre ne recueille des renseignements personnels sur la clientèle que pour satisfaire à cette fin réglementaire et à toute fin qui en découle, comme la tenue d’audiences.

L’Ordre n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins énoncées au Principe 2 et conformément aux dispositions de la législation. Les renseignements personnels ne sont divulgués qu’aux fins énoncées au Principe 2 du présent Code sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels relatifs à l’assurance de la qualité concernant un membre et sa clientèle sont retirés s’ils sont utilisés par le Comité d’assurance de la qualité ou par un sous-comité du comité. L’accès à la plupart des renseignements personnels relatifs à l’assurance de la qualité concernant un membre est limité au personnel du programme d’assurance de la qualité, au comité et à la registratrice ou au régistrateur. Il existe toutefois des exceptions lorsqu’on craint une incompétence, une incapacité ou une faute professionnelle du membre ou lorsque le membre ne coopère pas avec le Comité d’assurance de la qualité ou toute personne désignée par ce comité pour procéder à l’évaluation.

Le Code des professions de la santé de la LPSR et les règlements administratifs de l’Ordre désignent clairement les renseignements concernant les membres qui sont accessibles au public. Ils peuvent être consultés sur le site Web de l’Ordre à www.collegeofdietitians.org ou en communiquant avec l’Ordre au 416-598-1725 ou au 1-800-668-4990.

Dans certaines circonstances, l’Ordre a l’autorisation légale de divulguer des renseignements personnels, y compris des renseignements sur la santé, sans consentement. Par exemple, les renseignements sur les plaintes et les rapports, y compris les renseignements recueillis au cours d’une enquête, peuvent être divulgués à d’autres ordres de réglementation des professions de la santé en Ontario et dans d’autres territoires de compétence. Dans tous les cas où ce type de divulgation est effectué, l’Ordre s’assure que la divulgation est conforme à la législation en vigueur.

En vertu du Code des professions de la santé de la LPSR, les audiences disciplinaires menées par le Comité de discipline sont généralement ouvertes au public. Les preuves présentées lors d’une audience disciplinaire peuvent inclure des renseignements personnels concernant le membre et sa clientèle, ses employeurs et ses collègues, en rapport avec des allégations de faute professionnelle ou d’incompétence. En vertu du Code des professions de la santé de la LPSR et de ses règlements administratifs, l’Ordre est tenu de publier certains renseignements concernant les mesures disciplinaires et les résultats des enquêtes, des plaintes et des rapports. En vertu du Code des professions de la santé de la LPSR, le sous-comité du Comité de discipline a le pouvoir discrétionnaire de clore une audience dans certaines circonstances prescrites et/ou de restreindre la publication de renseignements personnels, le cas échéant. En vertu du Code des professions de la santé de la LPSR, les examens des décisions du Comité des enquêtes, des plaintes et des rapports et du Comité d’inscription par le Conseil sont ouverts au public. De même, le Conseil a le pouvoir discrétionnaire de restreindre la divulgation de renseignements personnels dans le cadre de son processus d’examen. L’objectif premier de ces procédures réglementaires est toujours la protection du public.

L’Ordre a mis en place une politique de conservation des dossiers et procède à des vérifications régulières pour s’assurer que les renseignements personnels dont la conservation n’est plus nécessaire sont détruits, effacés ou rendus anonymes. La politique de conservation des dossiers de l’Ordre peut être obtenue en contactant l’Ordre.

Il est dans l’intérêt du public que l’Ordre ne recueille, n’utilise et ne divulgue que des renseignements personnels exacts dans le cadre de la réglementation de la profession. L’Ordre met donc tout en œuvre pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’il recueille, utilise et divulgue. Toutefois, afin de rendre compte de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements, l’Ordre peut apporter des corrections aux renseignements sans effacer l’entrée originale.

Les membres sont tenus de fournir à l’Ordre des renseignements à jour sur leur nom, leurs coordonnées et leur emploi et d’informer l’Ordre de tout changement dans les trente (30) jours qui suivent. Ces renseignements sont vérifiés chaque année lorsque les membres renouvellent leur inscription auprès de l’Ordre.

L’Ordre veille à la sécurité des renseignements personnels qu’il détient.

L’Ordre veille à ce que les renseignements personnels soient conservés dans des fichiers électroniques et physiques sécurisés. Des mesures de sécurité sont en place pour protéger ces renseignements, notamment en limitant l’accès aux renseignements personnels au personnel autorisé, en veillant à ce que les dossiers physiques soient sous clé et en s’assurant que les dossiers électroniques sont protégés par un mot de passe. L’Ordre revoit ses mesures de sécurité au moins tous les deux ans pour s’assurer que tous les renseignements personnels sont sécurisés.

Les employés de l’Ordre reçoivent une orientation et une formation continue concernant les mesures de sécurité requises pour les renseignements personnels et leur importance.

L’Ordre veille à ce que les renseignements personnels qu’il n’est plus nécessaire de conserver soient éliminés de manière confidentielle et sûre (c.-à-d. en déchiquetant les dossiers papier et en supprimant les dossiers électroniques).

Les politiques de confidentialité de l’Ordre pour les employés, le Conseil et les comités, ainsi que la politique de conservation des dossiers de l’Ordre sont à la disposition du public et de ses membres et peuvent être demandées par téléphone au 416-598-1725 ou au 1-800-668-4990 ou par courriel à l’Ordre des diététistes de l’Ontario : information@collegeofdietitians.ca

Les demandes de renseignements concernant les politiques et pratiques de l’Ordre en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels peuvent être adressées à la régistratrice et directrice générale ou au registrateur et directeur général au 416-598-1725 ou au 1-800-668-4990.

Accès

Lorsqu’il détient des renseignements personnels sur une personne, l’Ordre permet à cette personne, moyennant une demande écrite, d’accéder à ces renseignements, à moins que le fait de donner accès à ces renseignements puisse raisonnablement nuire à l’application de la législation ou qu’il soit peu pratique ou impossible pour l’Ordre de récupérer les renseignements.

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles l’accès peut être refusé :

• Les renseignements contiennent des références à une ou plusieurs autres personnes qui ne peuvent pas être dépersonnalisées.
• La divulgation peut entraîner un risque important de préjudice pour la personne qui demande les renseignements ou pour une tierce partie.
• Les renseignements ont été recueillis ou créés au cours d’une inspection, d’une enquête, d’une demande de renseignements, d’une évaluation ou d’une procédure similaire.
• La divulgation peut aller à l’encontre des objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis.
• Les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale.
• Les renseignements sont soumis au secret professionnel ou à un autre type de confidentialité.
• Les renseignements ont été obtenus dans le cadre d’un litige ou d’une procédure de règlement.
• La demande est sans fondement, vexatoire, faite de mauvaise foi ou constitue un abus de procédure.
• Dans les cas où les renseignements personnels font partie d’un dossier créé par une autre organisation, l’Ordre renverra la personne à l’organisation qui a créé le dossier (à moins qu’il soit inapproprié de le faire) afin que la personne puisse obtenir l’accès aux renseignements personnels auprès de l’organisation plutôt qu’auprès de l’Ordre.

Bien que la réponse de l’Ordre soit généralement fournie sans frais ou à un coût minimal pour la personne, l’Ordre se réserve le droit d’imposer des frais de recouvrement des coûts en fonction de la nature de la demande et de la quantité de renseignements concernés.

L’Ordre s’efforcera de répondre à la demande dans un délai de 30 jours et d’aider la personne à comprendre les renseignements.

Les personnes doivent envoyer leur demande d’accès écrite, accompagnée de leurs coordonnées et d’information suffisante pour les identifier, à l’Ordre.

Si l’Ordre refuse de donner accès à tous les renseignements personnels qu’il détient, il fournira les raisons de ce refus.

La personne peut alors choisir de déposer une plainte auprès de la registratrice ou du registrateur.

Contester l’exactitude ou l’intégralité des renseignements personnels

Une personne a le droit de demander qu’on corrige des renseignements qui, à son avis, sont erronés. Lorsque les renseignements font partie d’un dossier créé par une autre organisation, l’Ordre renvoie la personne à l’organisation qui a créé le dossier (à moins qu’il soit inapproprié de le faire) afin que la personne puisse contester l’exactitude ou l’intégralité des renseignements.

Lorsqu’une personne est en mesure de démontrer que des renseignements personnels de nature factuelle (et non, par exemple, l’expression d’une opinion) sont inexacts ou incomplets, l’Ordre modifiera les renseignements (c.-à-d. qu’il corrigera ou ajoutera des renseignements). En outre, le cas échéant, l’Ordre informera les tiers auxquels il a divulgué les renseignements erronés.

En cas de désaccord entre la personne et l’Ordre sur l’exactitude et l’intégralité des renseignements, l’Ordre consignera les détails du désaccord et, le cas échéant, informera toute tierce partie ayant reçu les renseignements contestés de l’Ordre, du désaccord non résolu.

Les plaintes ou les questions concernant le respect par l’Ordre du présent Code de protection des renseignements personnels doivent être adressées à la registratrice ou au registrateur, à l’Ordre des diététistes de l’Ontario 175, rue Bloor, bureau 601 – tour nord, Toronto, Ontario, M4W 3R8, 416-598-1725, 1-800-668-4990.

Si la registratrice ou le registrateur ne peut résoudre une plainte de manière satisfaisante, l’Ordre dispose d’une procédure officielle de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels, qui comprend les éléments suivants :

• L’Ordre prend connaissance de la plainte.
• Le Comité de la protection de la vie privée de l’Ordre étudie la plainte.
• Une décision écrite est fournie à la personne qui a déposé la plainte.
• Les mesures nécessaires sont prises lorsque la plainte est jugée justifiée.

Veuillez noter qu’il existe une procédure différente pour le traitement des plaintes concernant la conduite ou les actions d’une personne inscrite à l’Ordre. Veuillez contacter la registratrice ou le registrateur si vous souhaitez déposer une plainte concernant la conduite ou les actions d’un membre de l’Ordre.

Article 36 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, telle qu’amendée.

Secret professionnel

• 36 (1) Quiconque est employé, engagé ou nommé aux fins de l’application de la présente loi, d’une loi sur une profession de la santé ou de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies, ainsi que les membres d’un conseil ou d’un des comités d’un ordre, préservent le caractère confidentiel des renseignements venant à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions et ne doivent en divulguer aucun à qui que ce soit, sauf :
  • (a) dans la mesure où les renseignements sont accessibles au public en vertu de la présente loi, d’une loi sur une profession de la santé ou de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies;
  • (b) à l’égard de l’application de la présente loi, d’une loi sur une profession de la santé ou de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies, de même qu’à l’égard, notamment, de tout ce qui se rapporte à l’inscription des personnes inscrites, aux plaintes concernant les personnes inscrites, aux allégations d’incapacité, d’incompétence ou de faute professionnelle de la part des personnes inscrites ou à l’égard de la régie de la profession;
  • (c) à un organisme qui régit une profession exercée en Ontario ou ailleurs;
  • (d) de la façon que peut exiger l’application de la Loi sur l’interchangeabilité des médicaments et les honoraires de préparation, de la Loi sur la protection contre les rayons X, de la Loi sur l’assurance-santé, de la Loi sur la protection et la promotion de la santé, de la Loi de 2023 sur les centres de services de santé communautaires intégrés, de la Loi autorisant des laboratoires médicaux et des centres de prélèvement, de la Loi de 2021 sur le redressement des soins de longue durée, de la Loi de 2010 sur les maisons de retraite, de la Loi sur le régime de médicaments de l’Ontario, de la Loi sur les coroners, de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (Canada) et de la Loi sur les aliments et drogues (Canada);
  • (e) à un agent de police afin de faciliter une enquête menée en vue d’une instance en exécution de la loi ou qui aboutira vraisemblablement à une telle instance;
  • (f) à l’avocat de la personne qui est tenue de préserver le caractère confidentiel des renseignements aux termes du présent article;
  • (g) afin de confirmer si l’ordre mène une enquête sur une personne inscrite, s’il existe une nécessité manifeste de divulguer les renseignements dans l’intérêt public;
  • (h) lorsque la divulgation des renseignements est exigée par une loi de la Législature ou une loi du Parlement;
  • (i) s’il existe des motifs raisonnables de croire que la divulgation est nécessaire pour éliminer ou réduire un risque considérable de préjudice corporel grave menaçant une personne ou un groupe de personnes;
  • (j) avec le consentement écrit de la personne à laquelle se rapportent les renseignements.

2007, chap. 10, annexe M, par. 7 (1)

Rapports exigés aux termes du Code

 Les alinéas (1) c) et d) ne s’appliquent pas aux rapports exigés aux termes de l’article 85.1 ou 85.2 du Code.  1993, chap. 37, art. 1.

Définition

(1.2) La définition qui suit s’applique à l’alinéa (1) e).

« instance en exécution de la loi » Instance devant un tribunal judiciaire ou administratif à l’issue de laquelle une peine ou une sanction pourrait être infligée.  1998, chap. 18, annexe G, par. 7 (2); 2007, chap. 10, annexe M, par. 7 (2).

Restriction

(1.3) Aucune personne ni aucun personne inscrite visés au paragraphe (1) ne doivent divulguer, aux termes de l’alinéa (1) e), des renseignements concernant une personne autre qu’une personne inscrite.  1998, chap. 18, annexe G, par. 7 (2); 2007, chap. 10, annexe M, par. 7 (3).

Divulgation non requise

(1.4) L’alinéa (1) e) n’a pas pour effet d’exiger qu’une personne visée au paragraphe (1) divulgue des renseignements à un agent de police à moins que la production de ces renseignements ne soit requise aux termes d’un mandat.  1998, chap. 18, annexe G, par. 7 (2); 2007, chap. 10, annexe M, par. 7 (4).

Confirmation de la tenue de l’enquête

(1.5) Les renseignements divulgués en vertu de l’alinéa (l) g) se limitent au fait qu’une enquête est ou n’est pas en cours et ne doivent comprendre aucun autre renseignement.  2007, chap. 10, annexe M, par. 7 (5).

Interdiction de contraindre

(2) Aucune personne ni aucun personne inscrite visés au paragraphe (1) ne doivent être contraints à témoigner dans une instance civile en ce qui concerne les questions qui viennent à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.  1991, chap. 18, par. 36 (2).

Preuves dans les instances civiles

(3) Les dossiers des instances introduites aux termes de la présente loi, d’une loi sur une profession de la santé ou de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies, les rapports, documents ou choses préparés aux fins de ces instances, les déclarations faites au cours de ces instances, ainsi que les ordonnances ou décisions rendues au cours de ces instances ne sont pas recevables en preuve dans le cadre d’instances civiles qui ne sont pas introduites aux termes de la présente loi, d’une loi sur une profession de la santé ou de la Loi sur la réglementation des médicaments et des pharmacies ni dans le cadre d’instances relatives à un arrêté visé à l’article 11.1 ou 11.2 de la Loi sur le régime de médicaments de l’Ontario.  1991, chap. 18, par. 36 (3); 1996, chap. 1, annexe G, par. 27 (2).

Collecte de renseignements personnels par l’ordre

36.1 (1) À la demande du ministre, un ordre recueille directement auprès de ses personnes inscrites les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires aux fins de la planification des ressources humaines en santé par le ministère.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8.

Identificateurs uniques

(2) Un identificateur unique est attribué par le ministre ou la personne qu’il désigne à chacun des personnes inscrites d’un ordre auprès duquel des renseignements sont recueillis aux termes du paragraphe (1).  2009, chap. 26, par. 24 (7).

Forme et manière

(2.1) L’identificateur unique est attribué sous la forme et de la manière que précise le ministre.  2009, chap. 26, par. 24 (7).

Obligation des personnes inscrites de fournir des renseignements

(3) La personne inscrite d’un ordre qui reçoit une demande de renseignements pour l’application du paragraphe (1) fournit ceux-ci à l’ordre dans le délai, sous la forme et de la manière que précise ce dernier.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8.

Divulgation au ministre

(4) L’ordre divulgue les renseignements recueillis aux termes du paragraphe (1) au ministre dans le délai, sous la forme et de la manière que précise ce dernier.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8

Utilisation par le ministre

Rapports

(6) Le ministre peut publier des rapports et d’autres documents en utilisant les renseignements que lui a fournis un ordre aux termes du présent article à la fin énoncée au paragraphe (1), et à cette fin uniquement, mais il ne doit inclure aucun renseignement personnel concernant une personne inscrite d’un ordre dans de tels rapports ou documents.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8.

Avis exigé par le par. 39 (2) de la loi d’information

(7) Si le ministre exige qu’un ordre recueille des renseignements personnels auprès de ses personnes inscrites aux termes du paragraphe (1), l’avis exigé par le paragraphe 39 (2) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée est donné, selon le cas :
(a) au moyen d’un avis public affiché sur le site Web du ministère;
(b) de toute autre façon publique prescrite.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8

Idem

(8) S’il publie l’avis mentionné au paragraphe (7), le ministre en informe l’ordre, qui publie à son tour un avis au sujet de la collecte sur son site Web dans les 20 jours qui suivent.  2007, chap. 10, annexe M, art. 8.

Définitions

(9) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent article.

• « planification des ressources humaines en santé » Le fait de veiller à ce que les fournisseurs de soins de santé soient en nombre suffisant et répartis de façon appropriée. («health human resources planning»)
• « renseignements » s’entend notamment de renseignements personnels. («information»)
• « ministère » Le ministère de la Santé et des Soins de longue durée. («Ministry») 2007, chap. 10, annexe M, art. 8.

Politiques de confidentialité pour les membres du personnel, du Conseil et des comités 

Politique de gouvernance du Conseil G3 :
5 *f) Les membres du Conseil et des comités doivent éviter toute violation de la vie privée telle qu’elle est définie dans la Loi sur les professions de la santé réglementées, chap. 18, article 36 (1).

Politique de confidentialité pour les membres du personnel (26 janvier 1995, (R) 11 août 1997, (R) 1^er juin 1999)

Politique

Tous les membres du personnel, toutes les personnes sous contrat et l’ensemble des bénévoles de l’Ordre des diététistes de l’Ontario doivent respecter la confidentialité de tous les renseignements obtenus à l’Ordre, conformément à l’article 36 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR). Toute violation de la confidentialité entraînera des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ou à des poursuites judiciaires.

Procédure

• Tous les membres du personnel, toutes les personnes sous contrat et l’ensemble des bénévoles doivent signer une entente visant à préserver le secret de tous les renseignements (concernant les affaires de l’Ordre, les personnes inscrites à l’Ordre et d’autres membres du personnel) portés à leur connaissance dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’Ordre. Il peut s’agir d’une entente indépendante ou d’une clause de confidentialité dans le cadre d’un contrat de travail ou de service.
• Tous les membres du personnel, toutes les personnes sous contrat et l’ensemble des bénévoles doivent s’abstenir de divulguer tout renseignement concernant l’Ordre (par quelque moyen que ce soit) à des personnes extérieures à l’Ordre ou à tout membre du personnel de l’Ordre (membre du Conseil, personne extérieure au Conseil, membre du personnel ou bénévole) qui ne devrait pas avoir connaissance de l’information en question. Cette condition s’applique aussi bien pendant qu’après l’association de la personne avec l’Ordre. Des exceptions sont faites à la divulgation de renseignements autorisés par les politiques de l’Ordre qui sont conformes à l’article 36 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR).
• Tous les membres du personnel, toutes les personnes sous contrat et l’ensemble des bénévoles ne doivent faire aucune déclaration à des personnes extérieures à l’Ordre sans l’accord préalable de la registratrice ou du registrateur.
• En cas de cessation d’emploi, de contrat ou de travail bénévole avec l’Ordre, la personne doit immédiatement remettre tous les biens de l’Ordre en sa possession ou sous son contrôle, y compris, mais sans s’y limiter, tous les dossiers, les documents et le matériel.
• Toute violation de la politique et des procédures susmentionnées entraînera des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, ainsi que des sanctions juridiques.
• L’obligation de tous les membres du personnel, de toutes les personnes sous contrat et de l’ensemble des bénévoles de préserver la confidentialité de tous les renseignements obtenus à l’Ordre, comme indiqué ci-dessus, se poursuit après que ces personnes ont quitté leur emploi à l’Ordre ou cessé de fournir des services à l’Ordre.