Mise à jour : mars 2026.
En tant que diététiste en exercice privé, que dois-je savoir concernant la protection des renseignements personnels et financiers de ma clientèle?
Les diététistes en exercice privé jouent un rôle important dans la protection des renseignements de leur clientèle. Si vous exercez en solo ou de manière indépendante, vous êtes probablement « dépositaire de renseignements sur la santé » (DRS) au sens de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l’Ontario. Cela signifie que vous êtes responsable de veiller à ce que les renseignements personnels sur la santé de votre clientèle soient recueillis, utilisés, stockés et conservés de manière à protéger la vie privée et la confidentialité.
Chaque année, lors du renouvellement de leur inscription, les diététistes doivent confirmer avoir mis en place des plans et des politiques visant à sauvegarder et conserver en toute sécurité les dossiers de santé et financiers de leur clientèle, conformément aux exigences de l’Ordre en matière de tenue des dossiers.
Qu’est-ce que cela implique concrètement?
Êtes-vous dépositaire de renseignements sur la santé?
Dans la plupart des cas, les diététistes qui exercent en solo dans un cabinet privé sont dépositaires de renseignements sur la santé de leur clientèle. Cela signifie que les diététistes sont responsables de protéger les renseignements personnels sur la santé et de veiller à ce qu’ils soient :
- traités de manière confidentielle;
- conservés en toute sécurité, que ce soit sous forme électronique ou papier;
- accessibles à la clientèle sur demande;
- conservés pendant la durée requise conformément à la norme sur la tenue des dossiers;
- éliminés en toute sécurité à la fin de la période de conservation.
Ces responsabilités s’appliquent non seulement aux dossiers de santé (par exemple, les évaluations ou les plans de prise en charge nutritionnelle), mais aussi aux documents financiers comme les factures et les documents de facturation.
Vous ne savez toujours pas si vous êtes DRS? Lisez Êtes-vous dépositaire de renseignements sur la santé? dans le Cercle des ressources.
La préparation est essentielle
La protection des renseignements personnels sur la santé implique notamment de prévoir les changements imprévus pouvant survenir dans votre exercice. Il peut s’agir d’une incapacité, d’un décès, d’une faillite ou d’un départ à la retraite. Sans plan, les dossiers de la clientèle risquent d’être abandonnés ou inaccessibles.
Les lignes directrices du ou de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario soulignent que les dépositaires de renseignements sur la santé doivent prendre des mesures pour éviter que des dossiers de santé soient laissés à l’abandon en cas de fermeture ou de changements.
Les diététistes doivent élaborer un plan d’activités ou de continuité qui précise qui sera responsable des dossiers de la clientèle si la situation les empêche de s’en charger.
Élaboration de politiques et d’ententes
Les Normes d’exercice de la profession – Tenue des dossiers (normes 4 et 5) exigent la mise en place de systèmes sécurisés pour le stockage et la conservation des dossiers de santé et financiers de la clientèle.
Les diététistes devraient également mettre en place des ententes et des procédures officielles précisant qui est responsable des dossiers, notamment en cas de :
- Collaboration avec d’autres professionnel·le·s de la santé
- Utilisation de systèmes de dossiers de santé électroniques
- Recours à des sociétés de stockage de dossiers
Même lorsque des prestataires ou mandataires externes conservent des dossiers, le dépositaire de renseignements sur la santé demeure responsable de veiller à ce que les renseignements personnels sur la santé soient gérés de manière sécurisée et conformément à la LPRPS.
Désignation d’une personne responsable de la gestion des dossiers
Les diététistes doivent désigner une personne responsable de gérer les dossiers de leur clientèle si la situation les empêche de s’en charger.
Cette personne peut être :
- un·e autre diététiste;
- un·e collègue;
- un·e conjoint·e ou un membre de la famille;
- une personne de confiance.
La personne désignée n’est pas obligatoirement diététiste. Il peut s’agir d’un·e conjoint·e, d’un membre de la famille, d’un·e proche ou d’un·e collègue. Il est important de s’assurer que la personne désignée comprend bien les responsabilités qui lui incombent et est prête à les assumer. Cela implique notamment de protéger les renseignements confidentiels et de gérer correctement les dossiers.
En cas de décès du ou de la diététiste, son/sa fiduciaire testamentaire ou son administrateur/administratrice de succession devient temporairement dépositaire des dossiers jusqu’à ce que ceux-ci soient transférés à une personne légalement autorisée à en assurer la garde. Si une autre personne, comme un syndic de faillite, prend le contrôle total des dossiers en raison d’une situation d’insolvabilité, cette personne devient alors dépositaire.
Cession du cabinet à un·e autre diététiste
Lorsqu’un cabinet est transféré à un·e diététiste qui prend la relève, le ou la dépositaire initial·e doit faire tout son possible pour en informer la clientèle avant la cession. Si un préavis n’est pas possible, la clientèle doit en être informée dès que possible après la cession.
Une fois les dossiers transférés, le ou la diététiste qui prend la relève devient dépositaire de renseignements sur la santé et assume la responsabilité de leur protection et de leur gestion.
Exigences en matière de conservation des dossiers
Les dossiers de la clientèle doivent être conservés conformément aux Normes d’exercice de la profession – Tenue des dossiers de l’Ordre des diététistes de l’Ontario :
- Adultes :10 ans après la date de la dernière consultation
- Enfants : 10 ans après la date à laquelle la personne a atteint l’âge de 18 ans
Pendant la période de conservation, les dossiers doivent rester confidentiels, sécurisés et accessibles en cas de demande de la clientèle ou si l’Ordre ou les forces de l’ordre en font la demande dans le cadre d’une enquête.
Instructions claires
Étant donné que les personnes désignées ne connaissent peut-être pas les exigences en matière de tenue des dossiers professionnels, il est important d’inclure des instructions claires dans votre plan d’activités ou votre testament, notamment pour ce qui est de :
- Informer l’Ordre par courriel de l’incapacité ou du décès du ou de la diététiste.
- Contacter la clientèle pour l’informer de la manière dont ses dossiers seront conservés et consultés.
- Expliquer la durée de conservation applicable.
- Fournir des ressources pour aider la clientèle qui a besoin de soins diététiques continus, que ce soit par l’intermédiaire d’un·e diététiste remplaçant·e ou en l’aidant à trouver des services au moyen du tableau de l’Ordre, de l’onglet « Trouver une diététiste » du site Web Les diététistes du Canada, de Santé811 de l’Ontario ou d’autres sources.
Fournir un modèle de lettre ou un scénario téléphonique peut aider la personne désignée à communiquer clairement avec la clientèle dans une situation difficile ou imprévue.
Cette information peut être fournie dans un modèle de lettre que le ou la DRS désigné·e pourra envoyer à la clientèle. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre. Il est également possible de rédiger un scénario téléphonique pour contacter directement la clientèle.
Lettre type
Points clés à retenir
La planification protège à la fois la clientèle et les diététistes
La mise en place de politiques claires et de plans d’urgence permet de garantir la sécurité et l’accessibilité des renseignements de la clientèle, même en cas de changement imprévu dans l’exercice privé. Prendre le temps d’élaborer ces plans permet de protéger la vie privée de la clientèle et de respecter les obligations professionnelles et juridiques.
Les diététistes qui ont des questions concernant l’élaboration de politiques relatives à la gestion des dossiers de santé et financiers de leur clientèle peuvent communiquer avec l’Ordre des diététistes de l’Ontario pour obtenir des conseils.
Références
Normes, lignes directrices et autres articles de l’Ordre
Ordre des diététistes de l’Ontario (2026). Êtes-vous dépositaire de renseignements sur la santé?
Ordre des diététistes de l’Ontario (2019). Normes d’exercice de la profession, Tenue des dossiers.
Ordre des diététistes de l’Ontario (2020). Privacy of Personal Information Dietetic Practice Tool kit for Registered Dietitians in Ontario.
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (2019). Éviter l’abandon des dossiers médicaux : conseils pour les dépositaires de renseignements sur la santé en cas de changement de leurs activités.
Loi
Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, Annexe A
