Mise à jour : mars 2026
Vous prenez votre retraite, changez de poste ou changez le milieu dans lequel vous exercez? Il est important que votre clientèle continue de bénéficier d’un suivi diététique et que ses renseignements personnels sur la santé soient gérés comme il se doit.
Voici trois aspects essentiels à prendre en considération au moment de quitter un milieu d’exercice privé.
1. Tenue des dossiers : gestion des dossiers de la clientèle lors de la fermeture d’un cabinet privé
Les diététistes en cabinet privé devraient avoir des ententes officielles pour la conservation et la transition sécuritaire des dossiers de santé et financiers de la clientèle en cas de changements prévus ou imprévus dans l’exercice.
Au moment de se joindre à un cabinet de groupe ou de créer un nouveau cabinet, les diététistes doivent établir dès le départ des ententes décrivant comment les dossiers seront gérés si la situation venait à changer.
Ces ententes peuvent comprendre des accords contractuels et des politiques désignant les rôles et les responsabilités à l’égard des dossiers de la clientèle, ainsi que la personne qui sera responsable des dossiers de santé de la clientèle dans l’éventualité où le ou la diététiste ne serait plus en mesure d’exercer sa profession. Un plan de relève adéquat peut aider à atténuer le risque d’abandon des dossiers de santé et faire en sorte que la clientèle ait accès à ses dossiers de santé tout en protégeant la vie privée.
Vous pouvez commencer par vous demander si vous êtes dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) ou mandataire en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).
Vous ne savez pas si vous êtes DRS? Lisez ceci!
Si vous êtes DRS
Par exemple, si vous travaillez en solo dans un cabinet privé, vous devez conserver les dossiers de santé et financiers de la clientèle en toute sécurité pendant la période de conservation précisée dans les Normes d’exercice de la profession – Tenue des dossiers de l’Ordre :
- Adultes :10 ans après la date de la dernière consultation
- Enfants : 10 ans après la date à laquelle la personne a atteint l’âge de 18 ans
Vous devez également informer la clientèle de la manière dont elle pourra à l’avenir accéder à ses dossiers.
Si vous êtes mandataire
Si vous travaillez dans un cabinet partagé dans lequel une autre organisation ou un·e autre professionnel·le est DRS, vous devez vous conformer à la LPRPS et à toute politique établie par le ou la DRS. Avant de quitter le cabinet, travaillez avec le ou la DRS pour veiller à ce que les dossiers soient traités de manière pertinente et à ce que la clientèle qui a besoin de soins diététiques continus soit identifiée.
Les diététistes doivent faire des efforts raisonnables pour s’assurer que la clientèle sait où se trouveront ses dossiers à la fermeture du cabinet privé. Si les dossiers sont sauvegardés dans un système électronique de dossiers de santé, la clientèle pourrait toujours y avoir accès en passant par la clinique. S’il s’agit de dossiers papier, un système de conservation précis et sécuritaire doit être mis en place.
Généralement, le ou la DRS doit informer la clientèle des changements apportés à l’exercice et des modalités d’accès aux dossiers. Les diététistes agissant à titre de mandataires doivent collaborer avec le ou la DRS afin d’identifier la clientèle qui a besoin d’un suivi diététique continu pour s’assurer que les soins nécessaires ne sont pas interrompus ou abandonnés. La clientèle doit, au minimum, recevoir un préavis raisonnable lui permettant d’organiser d’autres services.
Les recommandations du ou de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario fournissent de plus amples renseignements sur la prévention de l’abandon des dossiers de santé. Pour en savoir plus, cliquez ici.
2. Transfert des soins et notification à la clientèle
Si l’exercice privé est transféré à un·e autre diététiste qui agira à titre de DRS, le ou la diététiste qui quitte son poste a la responsabilité d’informer la clientèle de ce transfert (de préférence avant le transfert) et des coordonnées du ou de la diététiste qui lui succède.
Bien qu’il n’y ait pas de délai précis, cela doit se faire dans un délai raisonnable pour permettre à la clientèle de déterminer si elle souhaite continuer avec le nouveau ou la nouvelle diététiste ou chercher des services diététiques ailleurs.
Une fois les dossiers de la clientèle transférés, le ou la diététiste qui prend la relève devient dépositaire de renseignements sur la santé et assume la responsabilité de la gestion de ces dossiers. Cela se produit souvent lors du départ à la retraite d’un·e diététiste et de la reprise du cabinet par un·e autre diététiste.
Si le cabinet ferme définitivement et que les dossiers ne sont pas transférés à un·e autre diététiste, le ou la DRS doit informer la clientèle de la fermeture et fournir des précisions sur la manière dont leurs dossiers de santé seront conservés et sur la manière dont la clientèle pourra y accéder.
Les diététistes ne doivent pas interrompre les soins sauf si :
- la clientèle choisit de mettre fin aux services;
- d’autres services sont organisés; ou,
- un préavis raisonnable est fourni pour que la clientèle trouve un ou une autre prestataire.
La clientèle qui demande de l’aide pour trouver un·e autre diététiste doit être orientée vers les ressources pertinentes, comme le tableau public tenu par l’Ordre des diététistes de l’Ontario ou l’onglet « Trouver une diététiste » du site Les diététistes du Canada.
Si vous n’êtes pas le ou la DRS, veuillez vous adresser au ou à la DRS pour savoir comment informer la clientèle. Les diététistes exerçant en groupe ou en clinique sont responsables d’identifier la clientèle qui a besoin d’un suivi diététique continu.
3. Mise à jour de l’information du profil de la personne inscrite à l’Ordre
Si vous changez de poste, commencez un nouvel emploi, prenez votre retraite ou quittez la profession, n’oubliez pas de mettre vos coordonnées à jour auprès de l’Ordre.
Les diététistes doivent mettre à jour leur profil dans les 30 jours suivant les changements apportés :
- à leurs coordonnées personnelles,
- aux détails de leur emploi,
- aux changements de leur statut professionnel, ou
- à l’inscription dans un autre territoire de compétence.
Si vous planifiez démissionner de l’Ordre, vous devez en aviser l’Ordre en ligne ou par courriel. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet ici.
Arrêt de l’exercice en milieu privé : liste de contrôle pour les diététistes
1. Avant de quitter un cabinet
- Passez en revue vos obligations professionnelles en vertu des normes de l’Ordre des diététistes de l’Ontario, de votre contrat ou entente de travail, ainsi que de tout contrat commercial.
- Déterminez les personnes qui doivent être informées de votre départ, comme votre clientèle, vos collaborateurs et collaboratrices, vos sources d’aiguillage, vos assurances et vos fournisseurs.
2. Poursuite des soins nutritionnels
- Prenez des mesures raisonnables pour assurer la continuité des soins à la clientèle actuelle.
- Organisez, selon le cas, le transfert vers un·e autre diététiste, l’aiguillage vers un·e autre prestataire ou la fin de la prise en charge accompagnée de recommandations.
- Précisez comment les nouveaux ou futurs cas d’aiguillage seront gérés pendant la période de transition.
- Respectez toutes les clauses contractuelles relatives à la communication avec la clientèle concernant les futurs lieux d’exercice.
3. Tenue des dossiers de la clientèle et protection de la vie privée
- Veillez à ce que tous les dossiers de santé de la clientèle soient complets, exacts et à jour, y compris les évaluations, les plans de soins nutritionnels, les notes d’évolution et les résumés de départ.
Si vous êtes mandataire
- Discutez avec le ou la DRS des modalités de conservation des dossiers et d’accès aux dossiers, tant pour vous que pour votre clientèle, après votre départ.
- Assurez-vous que le ou la DRS connaît la durée de conservation des dossiers.
Si vous êtes dépositaire de renseignements sur la santé
- Déterminez si le cabinet ferme définitivement, s’il poursuit ses activités sans vous ou s’il fait l’objet d’un transfert de propriété ou de garde.
- Si le cabinet ferme, veillez à ce que les dossiers de la clientèle soient conservés en toute sécurité pendant la durée de conservation requise, conformément aux normes de l’ODO et à la LPRPS.
- Si le cabinet continue d’exercer ses activités, veillez à ce qu’un·e autre dépositaire de renseignements sur la santé qualifié·e soit désigné·e pour assumer la responsabilité des dossiers.
- Informez la clientèle de la fermeture du cabinet ou de votre départ et expliquez-lui comment ses dossiers seront conservés et comment elle pourra en obtenir des copies.
- Consignez par écrit les modalités d’accès de la clientèle à ses dossiers après votre départ.
4. Honoraires, facturation et questions financières
- Assurez-vous que votre nom et votre numéro d’inscription ne soient plus utilisés pour la facturation ou les reçus dès que vous quittez le cabinet.
- Réglez les factures en suspens et les demandes de remboursement conformément à votre contrat.
- Conservez les documents relatifs aux communications financières dans vos dossiers.
5. Communication avec la clientèle
- Avant de communiquer à votre clientèle toute nouvelle information concernant les changements dans votre situation professionnelle, discutez avec votre employeur ou DRS de ce que vous devez dire.
- Communiquez avec votre clientèle en temps opportun, de manière claire et professionnelle pour minimiser les perturbations dans la prestation des soins.
- Fournissez à la clientèle des renseignements pertinents concernant la continuité des services de nutrition et l’accès à ses renseignements personnels sur la santé.
- Évitez tout message trompeur ou promotionnel lors des discussions sur les projets d’avenir du cabinet.
6. Inscription à l’ODO et responsabilités professionnelles
- Mettez à jour votre profil d’inscription auprès de l’ODO, notamment en ce qui concerne votre situation professionnelle, votre lieu d’exercice, vos congés ou votre démission, dans les délais prescrits.
- Assurez-vous de respecter les exigences de l’ODO si vous prenez votre retraite ou un congé temporaire.
- Vérifiez si vous devez conserver des documents attestant du respect de vos obligations professionnelles, éthiques et en matière de respect de la vie privée.
7. Autres considérations en matière d’exercice
- Par souci de courtoisie professionnelle, informez vos principales sources d’aiguillage.
- Conservez des copies sécurisées des documents importants, comme les certificats d’assurance, les contrats et les accords de conservation des dossiers.
- Vérifiez que les actifs de l’entreprise, notamment les formulaires, les modèles et les systèmes numériques, sont gérés conformément aux accords de propriété et de confidentialité.
- Rappelez au ou à la DRS de retirer votre nom de son site Web après votre départ. Mettez à jour les renseignements d’aiguillage si nécessaire.
Liste adaptée à partir de la Liste de contrôle lorsqu’il s’agit de quitter une clinique de physiothérapie de l’Ordre des physiothérapeutes de l’Ontario.
Références
Normes, lignes directrices et autres articles de l’Ordre
Ordre des diététistes de l’Ontario (2026). Private Practice RDs: Do you have plans in place to manage client health records?
Ordre des diététistes de l’Ontario (2026). Êtes-vous dépositaire de renseignements sur la santé?
Ordre des diététistes de l’Ontario (2019). Normes d’exercice de la profession, Tenue des dossiers.
Ordre des diététistes de l’Ontario (2020). Privacy of Personal Information Dietetic Practice Tool kit for Registered Dietitians in Ontario.
Ordre des diététistes de l’Ontario (sans date). Démissions.
Ordre des diététistes de l’Ontario (sans date). Mettez vos coordonnées à jour.
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (2019). Éviter l’abandon des dossiers médicaux : conseils pour les dépositaires de renseignements sur la santé en cas de changement de leurs activités.
Loi
Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004, chap. 3, Annexe A
