Scénario : Communications par courrier électronique

Vous travaillez dans le domaine de la santé publique et communiquez par courrier électronique avec beaucoup de clients. Certains messages portent sur des problèmes de santé individuels (dans certains cas, des problèmes touchant des tiers) et sur des sujets délicats (p. ex., les maladies transmises sexuellement). Quelles considérations entrent en ligne de compte ici?

En règle générale, il n’est pas acceptable d’envoyer de renseignements personnels sur la santé par courrier électronique. Parmi les options acceptables figurent l’obtention du consentement de l’intéressé pour l’utilisation du courrier électronique, le chiffrement du message ou la suppression de tout enseignement permettant d’identifier une personne. On peut parfois déduire que la personne a donné son consentement si c’est elle qui a commencé à communiquer par courrier électronique ou a demandé qu’on lui réponde par ce moyen.
 
Cependant, il faudrait vérifier que le consentement est « éclairé », c.-à-d., que le destinataire est conscient de la nature délicate du type de renseignements contenus dans le message. Il ne faut pas oublier non plus que le consentement du destinataire ne vaut pas pour tout tiers dont il est question dans le message.
 
La conservation du courrier électronique est un autre point important. Si les renseignements figurant dans les messages doivent être notés dans les dossiers des clients, p. ex., une recommandation pour une ordonnance de régime thérapeutique, il faut conserver une copie des messages dans les dossiers. Même si les renseignements ne sont pas obligatoires pour répondre aux exigences de l’Ordre, il faudrait les conserver pour d’autres raisons. Par exemple, si les clients ont des questions sur le suivi ou ne sont pas d’accord avec vos conseils, il est important d’avoir une copie du message.