Les politiques: EPE

Autorité législative : Code des professions de la santé, Annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, art. 80.1 et Règl. de l’Ont. 593/94 : DISPOSITION GÉNÉRALE, art. 29(1)-(14) Évaluation par les pairs et de l’exercice, et Loi de 1991 sur les diététistes

Évaluation par les pairs et de l’exercice – Aperçu

L’Évaluation par les pairs et de l’exercice (ÉPE) est une évaluation pour l’apprentissage conçue pour évaluer les connaissances, les compétences et le jugement des personnes inscrites en fonction des Compétences intégrées pour l’enseignement et la pratique de la diététique (CIEPD) et d’autres normes de l’Ordre.

Notification

Les personnes inscrites qui doivent se soumettre à l’ÉPE ont droit à un préavis d’au moins 14 jours avant le début de l’évaluation. Les personnes inscrites tenues de participer (ciblées et sélectionnées) seront informées en février de leur obligation de se soumettre à l’ÉPE au cours de l’année.

Conformité

L’ÉPE de l’Ordre est obligatoire pour toutes les personnes inscrites, qu’elles soient sélectionnées ou ciblées. Si une personne inscrite ne participe pas pleinement à l’ÉPE ou ne collabore pas avec l’évaluateur ou l’évaluatrice ou le Comité d’assurance de la qualité (Comité d’AQ), le Comité peut transmettre le cas au Comité des enquêtes, des plaintes et des rapports (CEPR) de l’Ordre.

Format

L’Évaluation par les pairs et de l’exercice comprend un questionnaire préalable à l’évaluation, un examen des dossiers/un rappel stimulé et un entretien axé sur le comportement.

Dans le cadre de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice, diverses méthodes virtuelles et/ou en personne peuvent être utilisées pour mieux comprendre et soutenir l’exercice professionnel de la personne inscrite. Ces méthodes peuvent inclure les suivantes, sans toutefois s’y limiter :

• Possibilité pour les personnes inscrites de discuter de leur exercice par des réponses orales ou écrites.
• Participation à des scénarios pratiques ou à des études de cas pour démontrer leur raisonnement professionnel et leur processus décisionnel.
• Examen des documents pertinents, comme les dossiers de la clientèle, les autoévaluations et les plans de perfectionnement professionnel.
• Recueil de commentaires au moyen de conversations ou de questionnaires auprès de la personne inscrite et, s’il y a lieu, de son employeur, de ses collègues ou de sa clientèle.

Ces approches sont conçues pour être réfléchies, informatives et favorables à l’apprentissage continu et à l’amélioration de la qualité.

Autorité législative : Code des professions de la santé, Annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, art. 80.1 et Règl. de l’Ont. 593/94 : DISPOSITION GÉNÉRALE, art. 29(1)-(14) Évaluation par les pairs et de l’exercice

Énoncé de politique

Chaque année, l’Ordre des diététistes de l’Ontario (l’Ordre) sélectionne des personnes inscrites pour participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice (ÉPE) dans le cadre de son Programme d’assurance de la qualité (AQ). L’ÉPE est un processus éducatif et de soutien qui favorise la réflexion et la compétence et qui renforce la confiance du public.

1. La sélection peut se faire comme suit :

• Sélection aléatoire à l’aide d’une approche d’échantillonnage stratifié afin d’assurer l’équité et la proportionnalité, ou
• Orientation par le Comité d’assurance de la qualité (Comité d’AQ) en fonction d’indicateurs de risque définis ou du non-respect des exigences en matière d’assurance de la qualité.

L’Ordre s’engage à veiller à ce que le processus de sélection soit transparent, cohérent et fondé sur les principes d’une réglementation bien dosée.

2. Portée

La présente politique s’applique à toutes les personnes inscrites à l’Ordre, sous réserve des conditions d’admissibilité et des dispositions relatives au report, telles qu’énoncées.

3. Procédures

3.1 Sélection aléatoire des personnes inscrites

3.1.1 Sélection annuelle

Chaque année, en février, l’Ordre sélectionne au hasard un groupe de personnes inscrites admissibles pour participer à l’ÉPE. La sélection est effectuée selon une technique d’échantillonnage stratifié proportionnel qui :

• utilise les données recueillies lors du renouvellement annuel (p. ex., nombre d’employeurs, milieux d’exercice, changements récents dans l’exercice);
• calcule un score indicateur de l’exercice cumulatif afin de stratifier les personnes inscrites;
• sélectionne au hasard un nombre proportionnel de personnes inscrites dans chaque strate.

3.1.2 Critères d’exclusion

Les personnes inscrites suivantes seront exclues de la liste des personnes sélectionnée pour l’ÉPE :

• Personnes inscrites qui n’exercent pas actuellement en Ontario (que ce soit virtuellement ou en personne).
• Personnes inscrites en congé.
• Personnes inscrites dont le certificat d’inscription est suspendu.
• Personnes inscrites qui ont un certificat temporaire d’inscription.
• Personnes inscrites qui ont obtenu leur certificat général d’inscription moins de 12 mois avant la date de la sélection.
• Personnes inscrites qui ont fait l’ÉPE de l’Ordre au cours des cinq années précédentes.
• Personnes inscrites ayant droit à un report automatique (conformément au point 3 ci-dessous).
• Personnes inscrites avec un engagement volontaire en matière d’assurance de la qualité.

3.2 Personnes inscrites ciblées

1.1 Une personne inscrite peut également être ciblée pour l’ÉPE par le Comité d’AQ dans les conditions suivantes :

1.1.1 Le Comité d’AQ constate que la personne inscrite n’a pas honoré son obligation de remplir l’Outil d’autoformation (OA) et l’Outil d’acquisition et d’évaluation des connaissances de la jurisprudence (OAECJ). Cela comprend toutes les personnes ayant un certificat général d’inscription, peu importe leur date d’adhésion à l’ODO, l’année de leur dernière ÉPE ou leur lieu de résidence.

1.1.2 Le Comité d’AQ conclut qu’une réévaluation est justifiée en fonction des conclusions d’une ÉPE et de la prise ou non d’autres mesures.

1.1.3 Le Comité d’AQ précise les critères de sélection qui sont affichés sur le site Web de l’Ordre au moins trois mois avant la sélection.¹

3.3 Reports automatiques

Les personnes inscrites qui occupent les postes suivants seront automatiquement exemptées de l’ÉPE pendant un an après la fin de leur mandat, leur dernier jour en tant qu’évaluateur ou évaluatrice de l’Ordre ou leur dernier jour de travail à l’Ordre. Cette disposition vise à atténuer tout parti pris ou avantage réel ou perçu découlant de leur participation à titre de :

• membres du Comité d’AQ de l’Ordre
• membres du personnel travaillant dans le Programme de l’exercice professionnel de l’ODO
• évaluateurs ou évaluatrices de l’ÉPE de l’Ordre

Si une des personnes inscrites ci-dessus est ciblée en raison d’autres motifs que la sélection aléatoire, elle devra participer à l’ÉPE. Dans un tel cas, le Comité d’AQ peut modifier l’ÉPE pour assurer un processus juste ou éliminer tout avantage ou conflit d’intérêts possible. De plus, le Comité peut déterminer si d’autres mesures doivent être prises pour modifier ou même suspendre la participation à l’ÉPE de la personne concernée en tant que membre du Comité, d’évaluateur ou évaluatrice ou de membre du personnel compte tenu des motifs pour lesquels elle a été ciblée.

3.4 Démission après la sélection et l’avis

Si une personne inscrite démissionne de l’Ordre après avoir été sélectionnée pour l’ÉPE de l’Ordre avant la date d’évaluation, elle ne sera pas tenue de passer l’évaluation. Toutefois, si elle présente une nouvelle demande d’inscription, elle devra passer l’ÉPE au cours du cycle suivant sa réintégration.

4. Engagement envers l’équité et la qualité

La présente politique reflète l’engagement de l’Ordre envers une réglementation équitable et proportionnée. En intégrant des méthodes de sélection objectives et en offrant des directives claires sur les reports et les personnes ciblées, l’ÉPE garantit que les évaluations sont pertinentes, équitables et axées sur le perfectionnement professionnel, et non sur la punition.

[1] Annexe 2 : Code des professions de la santé, Assurance de la qualité et autre information 80- 83.1 (1)

Énoncé de politique

Chaque année, l’Ordre sélectionne au hasard les noms de membres admissibles qui doivent participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice (EPE). Un membre peut aussi être tenu de se prêter à l’EPE de l’Ordre pour d’autres raisons (p. ex. la non-conformité à d’autres exigences d’assurance de la qualité, comme l’OA ou l’OAECJ ou une demande du Comité d’assurance de la qualité).

Procédure

1. Dix pour cent (10 %) des membres admissibles sont sélectionnés pour participer à la première étape de l’EPE, la rétroaction multisource. L’annexe A, ci-jointe, présente le processus en deux étapes de l’EPE

2. Dans les 90 jours qui suivent la notification, chaque membre est tenu de :

• remplir un questionnaire d’auto-évaluation;
• présenter au moins six sondages auprès des collègues*
• présenter au moins neuf sondages auprès des patients (s’il y a lieu)*
• demander à au moins neuf patients de remplir de façon anonyme un sondage à l’intention des patients.*

3. Quand les résultats des sondages ont été compilés, les membres dont les résultats de la rétroaction multisource se situent en deçà des normes acceptables et les membres sélectionnés aléatoirement (3 %) dont les résultats respectent ou surpassent les normes acceptables établies par le Comité d’AQ doivent passe à la deuxième étape, soit l’entretien fondé sur le comportement et l’examen des dossiers ou le rappel stimulé.

4. Pour continuer à se concentrer sur les stratégies d’atténuation du risque de préjudice dans l’exercice de la diététique, un échantillon aléatoire stratifié (6 %) de la cohorte des membres sélectionnés (10 %) passe directement à l’étape 2 — soit l’entretien fondé sur le comportement et l’examen des dossiers ou le rappel stimulé. L’échantillonnage aléatoire stratifié divise une population de membres en sous-groupes. Les critères de composition des groupes ou strates comprennent les facteurs de risque définis suivants :

• Milieu d’exercice – Exercice solitaire (cabinet professionnel dans la communauté ou entreprise composée d’un seul praticien qui fournit des services de santé).
• Secteur d’exercice : (Exercice clinique; Services communautaires; et Gestion des services alimentaires et nutritionnels

5. Le personnel de l’AQ envoie à chaque membre les résultats de la rétroaction de la première étape et, s’il y a lieu, les prochaines étapes de l’EPE en deux étapes. Toute personne qui n’est pas tenue de passer à la deuxième étape est considérée comme ayant terminé l’EPE et est retirée de la sélection aléatoire pour les cinq prochaines années.

6. Les membres qui passent à la deuxième étape sont informés en ligne de chacune des étapes du processus. Un résumé de la marche à suivre est présenté à l’Annexe B.

Processus de l’EPE en deux étapes

Autorité législative : Code des professions de la santé, Annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, art. 80.1 et Règl. de l’Ont. 593/94 : DISPOSITION GÉNÉRALE, art. 29(1)-(14) Évaluation par les pairs et de l’exercice

Énoncé de politique

Les personnes inscrites à l’Ordre peuvent demander le report de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice (ÉPE) s’il y a des circonstances atténuantes.

Prolongation : Période supplémentaire accordée pour prolonger l’ÉPE au-delà de la date d’achèvement.

Report : Fournir un report de la date de début pour achever l’ÉPE au cours d’une année donnée.

Procédure

1. Présentation d’une demande de prolongation ou de report

1.1 Présentation de la demande : La demande de prolongation ou de report de l’ÉPE doit être présentée dans le format électronique fourni par l’Ordre. Si une personne inscrite n’est pas en mesure de présenter elle-même la demande, une autre personne peut le faire en son nom. Les demandes doivent être reçues avant la date limite indiquée sur le formulaire, sauf autorisation contraire de l’Ordre. Si une période supplémentaire est nécessaire pour présenter la demande, la personne inscrite doit fournir une raison justifiant le retard.

1.2 Accessibilité : L’Ordre prendra des mesures d’accommodement raisonnables pour s’assurer que les personnes inscrites puissent soumettre leurs demandes sans obstacle, conformément à la politique sur l’équité, la diversité, l’inclusion et l’appartenance (EDI-A) de l’Ordre et aux principes de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11.

2. Détails de la demande de prolongation ou de report

2.1 Information requise – La demande écrite doit comprendre ce qui suit :

• Nom et numéro d’inscription de la personne inscrite
• Précision quant au type de demande : prolongation ou report
• Indication de la situation professionnelle actuelle
• Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande (p. ex. durée de la prolongation ou du report demandé). Les personnes inscrites peuvent être invitées à fournir des pièces justificatives, le cas échéant.

2.2 Processus d’examen : Si les renseignements fournis ne sont pas suffisants pour prendre une décision, l’Ordre en avisera la personne inscrite et lui donnera la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires.

3. Décisions concernant la demande de prolongation ou de report

3.1 Le personnel d’AQ examinera toutes les demandes de prolongation et de report au nom du Comité d’AQ. La personne inscrite sera informée par courriel, généralement dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de sa demande.

3.2 Le personnel d’AQ accordera des prolongations et des reports en fonction de circonstances atténuantes, notamment, mais sans s’y limiter :

3.2.1 Hospitalisation actuelle

3.2.2 Maladie grave ou crise personnelle/familiale

3.2.3 Deuil

3.2.4 Épreuve personnelle

3.2.5 Congé actuel, y compris congé parental

3.3 Les demandes de report de l’ÉPE pour les personnes inscrites ciblées pour l’ÉPE seront examinées au cas par cas par le Comité, qui tiendra compte de la situation individuelle et de tout risque pour le public.

4. Autres demandes –Les demandes fondées sur des motifs autres que ceux mentionnés au point 3 ci-dessus seront transmises au Comité. Chaque demande sera évaluée individuellement et les décisions seront prises au cas par cas.
5. Notification de la décision – La personne inscrite sera informée de la décision par courriel, généralement dans les cinq jours ouvrables suivant la décision.
6. Demandes additionnelles de prolongation – Si une prolongation est accordée et qu’une période supplémentaire est demandée, la personne inscrite peut présenter une autre demande écrite. Chaque demande additionnelle sera examinée avec le même souci d’équité, de proportionnalité et de prise en compte des circonstances individuelles que la demande initiale.

Autorité législative : Code des professions de la santé, Annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, art. 80.1 et Règl. de l’Ont. 593/94 : DISPOSITION GÉNÉRALE, art. 29(1)-(14) Évaluation par les pairs et de l’exercice

Énoncé de politique

À la réception du rapport de l’évaluateur ou évaluatrice, la personne inscrite a le droit de soumettre tout renseignement ou tout contexte supplémentaire qu’elle juge pertinent pour le Comité d’assurance de la qualité (AQ) avant que celui-ci ne rende sa décision finale concernant l’ÉPE. Le Comité d’AQ s’engage à adopter une approche fondée sur les risques et non punitive. Toutes les demandes seront examinées avec soin, en tenant compte à la fois des commentaires de la personne inscrite et du rapport de l’évaluateur ou évaluatrice.

Procédure

1. Présentation d’une demande susceptible d’être prise en considération

1.1 Les personnes inscrites qui souhaitent que le Comité examine d’autres faits ou renseignements concernant le rapport de l’évaluateur ou évaluatrice doivent soumettre ces renseignements au moyen de leur tableau de bord. Ces renseignements seront communiqués aux personnes inscrites lorsque le rapport leur sera soumis.

 1.2 Les demandes doivent être reçues dans les 14 jours suivant la notification du rapport de l’évaluateur ou évaluatrice. Une fois leur demande soumise, les personnes inscrites recevront une confirmation automatique que leur demande a bien été reçue par l’Ordre.

 1.3 L’Ordre fournira des renseignements aux personnes inscrites afin de s’assurer que le processus de soumission des demandes est accessible.

2. Décision concernant la réponse de la personne inscrite

 2.1 Le Comité d’AQ, ou un sous-comité de celui-ci, examinera la demande de la personne inscrite, ainsi que le rapport de l’évaluateur ou évaluatrice.

 2.2 En fonction de cet examen, le Comité peut :

2.2.1 Accepter le rapport de l’évaluateur ou évaluatrice et poursuivre le processus d’ÉPE

2.2.2 Demander à la personne inscrite de se soumettre à une deuxième ÉPE avec le même évaluateur ou évaluatrice ou avec une personne différente

2.2.3 Mettre en œuvre toute autre mesure corrective relevant de l’autorité statutaire du Comité et conforme au cadre d’évaluation des risques

2.2.4 Reporter la décision si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour prendre une décision équitable et éclairée

3. Le Comité peut exiger que la personne inscrite paie les frais liés à la réalisation d’une nouvelle ÉPE, selon les circonstances.

Autorité législative : Code des professions de la santé, Annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, art. 80.1 et Règl. de l’Ont. 593/94 : DISPOSITION GÉNÉRALE, art. 29(1)-(14) Évaluation par les pairs et de l’exercice

Énoncé de politique

Les personnes inscrites ont le droit de demander au Comité d’assurance de la qualité (AQ) de réexaminer sa décision concernant le rapport de l’évaluateur ou évaluatrice de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice. Le Comité s’engage à examiner toutes les demandes de réexamen dans le respect d’une approche équitable, fondée sur les risques et non punitive.

Procédure

1. Présentation d’une demande de réexamen

1.1 Toute personne inscrite à l’Ordre qui souhaite que le Comité réexamine sa décision relative à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice peut en faire la demande.

1.2 La demande doit être reçue par l’Ordre dans les 30 jours suivant la date de la lettre de notification de la décision du Comité. La demande doit être faite par courriel.

1.3 Un accusé de réception de la demande sera envoyé par courriel, généralement dans les cinq jours ouvrables.

2. Détails de la demande

2.1 Information requise : La demande écrite doit comprendre ce qui suit :

1. i) Nom et numéro d’inscription de la personne inscrite
2. ii) Une raison claire justifiant la demande de réexamen de la décision du Comité

iii) Toute information pertinente pouvant étayer la raison de la demande

3. Décision concernant une demande de réexamen de la décision

3.1 Les demandes de réexamen d’une décision seront examinées par le Comité au cas par cas. Cela comprendra l’examen des renseignements fournis par la personne inscrite, la décision du Comité et le ou les rapports de l’évaluateur ou évaluatrice de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice.

3.2 Le Comité peut choisir une des possibilités suivantes :

3.2.1 Ne rien faire et poursuivre le processus de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice et de l’amélioration conformément au règlement et aux politiques sur l’AQ.

3.2.2 Exiger que la personne inscrite se soumette à une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice avec le même évaluateur, la même évaluatrice ou avec une autre personne.

3.2.3 Adopter toute autre mesure qui relève de son autorité.

 3.3 La décision du Comité au sujet de la demande de réexamen est habituellement communiquée dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de la décision.

3.4 Selon les circonstances, le Comité peut exiger que la personne inscrite paie les coûts d’une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice.

3.5 La décision peut être retardée si le Comité a besoin de plus d’information pour prendre sa décision.

Référence législative : Code des droits de la personne; Politique sur le capacitisme et la discrimination fondée sur le handicap; Politique et directives concernant le handicap et l’obligation d’accommodement et Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11

Énoncé de politique

L’Ordre des diététistes de l’Ontario s’engage à offrir un accès équitable au processus d’Évaluation par les pairs et de l’exercice (ÉPE) à toutes les personnes inscrites, y compris celles qui ont un handicap tel que défini dans le Code des droits de la personne. Les personnes inscrites qui ont besoin de mesures d’accommodement en raison d’un handicap bénéficieront dans le cadre du processus d’un soutien qui respecte leur dignité, leur individualité, leur vie privée et leur autonomie. L’Ordre des diététistes de l’Ontario collaborera avec les personnes inscrites afin de s’assurer que les mesures d’accommodement nécessaires sont fournies de manière à préserver leur estime de soi, leur individualité, leur vie privée, leur confidentialité, leur confort et leur autonomie.

Procédure

1. Présentation d’une demande d’accommodement

1.1 Date limite pour une demande : Les demandes d’accommodement doivent être présentées par écrit ou sous une autre forme documentée et parvenir à l’Ordre au moins 30 jours ouvrables avant la date prévue de l’évaluation. Si la date de l’évaluation n’a pas encore été fixée, la demande doit être présentée dès que possible. Les demandes soumises moins de 30 jours ouvrables avant une évaluation prévue seront examinées, mais pourraient entraîner un retard dans l’évaluation afin de garantir que les accommodements pertinents seront mis en place.

1.2 Contenu de la demande – La demande doit contenir ce qui suit :

• des documents détaillant la nature de l’accommodement dans le cadre de l’évaluation;
• une description de l’accommodement particulier requis.

1. Examen et mise en œuvre des mesures d’accommodement

2.1 Processus de collaboration : L’Ordre fera participer la personne inscrite à un processus collaboratif visant à déterminer et à mettre en œuvre les mesures d’accommodement nécessaires. Ce processus respectera la vie privée de la personne inscrite et garantira le maintien de son individualité.

2.2 Égalité des chances : Les mesures d’accommodement permettront à la personne inscrite d’avoir une chance équitable de démontrer sa compétence pendant l’ÉPE, garantissant ainsi un processus inclusif et non punitif.

2.3 Mesures prises en temps opportun : Une mesure d’accommodement temporaire ou permanente peut être fournie, selon la nature de la demande. L’objectif est de faciliter la participation de la personne inscrite en temps utile et de manière efficace.

1. Coûts et ressources

3.1 Couverture des coûts : L’Ordre assumera tous les frais liés à la fourniture des mesures d’accommodement requises.